Admin Hành Chính

a. Facilities/Cơ sở vật chất
- Manage leasing contracts and work with landlords for all issues regarding office leasing
- Quản lý hợp đồng cho thuê và làm việc với chủ nhà về mọi vấn đề liên quan đến văn phòng cho thuê.
- Responsible for office for vendor's quality & monthly payment ("PR") as leasing, stationery, taxi, telephone, internet, general office equipment et... ...
- Chịu trách nhiệm văn phòng về chất lượng & thanh toán hàng tháng của nhà cung cấp ("PR") như cho thuê, văn phòng phẩm, taxi, điện thoại, internet, thiết bị văn phòng tổng hợp, v.v...
- Manage service providers on office operations: security, parking, cleaning, catering
- Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ về hoạt động văn phòng: bảo vệ, giữ xe, vệ sinh, ăn uống.
- Overseeing building projects and renovations
- Giám sát các dự án xây dựng và cải tạo.
- Helping business relocate when needed
- Hỗ trợ di dời doanh nghiệp khi cần thiết.
b. Office Administrative/hành chính văn phòng
- Be receptionist and telephone operator: Welcome guests, visitors, candidates, new comers and provide related information; Receive, transfer incoming and outgoing call, take message and send to related person
- Làm lễ tân và trực điện thoại: Chào đón khách, khách vãng lai, ứng viên, người mới đến và cung cấp các thông tin liên quan; Nhận, chuyển cuộc gọi đến và đi, nhận tin nhắn và gửi cho người liên quan
- Send/ collect post mails, fax, documents, reports and distribute to the receivers
- Gửi/thu bưu phẩm, fax, tài liệu, báo cáo và phát cho người nhận
- Arrange logistic requirement for meeting when having visitors
- Sắp xếp các yêu cầu hậu cần cho cuộc họp khi có khách đến thăm
- Support for car arrangement service including renting car and taxi fare. Make car and taxi expense report
- Hỗ trợ dịch vụ sắp xếp xe bao gồm thuê xe và tiền taxi. Lập báo cáo chi phí xe và taxi
- Manage finger printers at 2 offices and submit record on monthly basis
- Quản lý máy chấm công tại 2 văn phòng và nộp hồ sơ hàng tháng
- Arrange logistic for domestic and international travels (visa, passport, work permit, travelling insurance, accommodation, flight, transportation, ....) of visitors and staffs and be responsible for payment process of those expenses
- Thu xếp hậu cần cho các chuyến du lịch trong nước và quốc tế (visa, hộ chiếu, giấy phép lao động, bảo hiểm du lịch, ăn ở, máy bay, phương tiện đi lại, ....) của khách và nhân viên và chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đó
- Provide office supplements (employee card, stationary, parking card, uniform...)
- Cung cấp phụ kiện văn phòng (thẻ nhân viên, văn phòng phẩm, thẻ gửi xe, đồng phục...)
c. HSE representative/ Vệ sinh, An toàn.
- Monitor the cleanness, tidiness, hygiene of office, safety of properties and people inside company, be responsible for payment of cleaner.
- Giám sát sự sạch sẽ, ngăn nắp, vệ sinh của văn phòng, an toàn tài sản và con người trong công ty, chịu trách nhiệm thanh toán tiền người dọn dẹp
- Attend required training from Department of Fire prevention/ Labour Department for related HSE work.
- Tham gia các khóa đào tạo theo yêu cầu của Cục PCCC/Sở Lao động về các công việc liên quan đến HSE.
- Submit report/ meet Fire prevention dept for all HSE issues
- Nộp báo cáo/ gặp phòng PCCC mọi vấn đề về HSE