Admin Officer

• Quản lý và theo dõi các chi phí, giấy tờ hồ sơ chứng từ văn phòng.
• Lưu trữ và quản lý con dấu, giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng v.v... .
• Thực hiện công việc trình ký và đóng dấu giấy tờ, giáp lai các bộ hồ sơ trên 100 trang.
• Tổng hợp và đảm bảo đầy đủ các hồ sơ chứng từ, phiếu thu chi, hóa đơn, ủy nhiệm chi vào mỗi cuối tháng cho bộ phận kế toán.
• Xử lý và quản lý các giấy tờ đề xuất chi.
• Thực hiện công việc nạp rút tiền tại ngân hàng, đổi tiền ngoại tệ khi có yêu cầu.
• Tham gia chuẩn bị và hỗ trợ các buổi tổ chức sự kiện nội bộ, team building của công ty.
• Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp (dịch vụ vệ sinh văn phòng, dịch vụ cây xanh văn phòng, dịch vụ nước uống, văn phòng phẩm, giữ xe nhân viên, internet, điện thoại, v.v....)
• Thực hiện thanh toán chi phí hằng tháng với các nhà cung cấp.
• Theo dõi, xử lý các sự cố phát sinh (điện, nước, v.v....) tại văn phòng, làm việc trực tiếp với kỹ thuật tòa nhà.
• Tìm kiếm, thực hiện và đảm bảo các thủ tục chuẩn bị cho các buổi công tác của ban lãnh đạo và nhân viên (lựa chọn đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn phù hợp với nhu cầu, quản lý các chi phí phát sinh v.v....)
• Làm việc trực tiếp với dịch vụ chuyển phát để tiếp nhận và gửi đi các hồ sơ, thư từ, bưu phẩm.
• Đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, sạch sẽ. Đón tiếp và chuẩn bị nước, bánh trái khi có khách đến văn phòng.
• Thường xuyên cập nhật và quản lý tài sản công ty: máy tính, bàn, ghế làm việc, đồng phục, thẻ ra vào, v.v....
• Quản lý bàn giao các thiết bị, tài sản văn phòng cho nhân viên.
• Kiểm kê tài sản cố định hằng năm.
• Xử lý các tài liệu ISO
• Kết hợp, làm việc chặt chẽ với HR.
• Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.