Administrative Executive

CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ VỊ TRÍ
Chức danh: Chuyên viên Hành chính (Admin Executive - Site Office)
Cấp quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager)
Địa điểm làm việc:
· Chính: Văn phòng Dự án - Phú Thọ (gần khu CN Bình Xuyên)
· Phụ: Văn phòng Hà Nội (đi công tác/làm việc theo yêu cầu công việc)
Hình thức làm việc: Toàn thời gian (Từ Thứ Hai đến Thứ Bảy)
II. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH
1. Quản lý An ninh & Kiểm soát ra/vào
Giám sát hoạt động hằng ngày của đơn vị bảo vệ: kiểm tra quân số, vị trí túc trực, chất lượng dịch vụ, nhật ký ca trực và việc tuân thủ nội quy.
Báo cáo tình hình an ninh hằng ngày, tổng hợp danh sách các điểm chưa đạt và theo dõi quá trình xử lý, khắc phục của nhà thầu.
Thực thi quy trình kiểm soát ra/vào tại Văn phòng Công trường và Văn phòng Hà Nội.
Tiếp nhận, xử lý và quản lý việc cấp phát thẻ ra/vào, thẻ thang máy và đăng ký vị trí đỗ xe cho CBNV.
2. Quản lý Cơ sở vật chất, Vệ sinh & Tài sản
Môi trường làm việc: Kiểm tra chất lượng vệ sinh hằng ngày tại khu vực văn phòng, kho bãi theo danh mục kiểm tra, điều phối đội vệ sinh xử lý kịp thời các phát sinh.
Hậu cần phòng họp: Phối hợp chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị trình chiếu, nước uống, dụng cụ và vệ sinh phòng họp trước các buổi làm việc/cuộc họp.
Lập danh mục, cập nhật và quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị, nội thất văn phòng tại các địa điểm; theo dõi hồ sơ bàn giao tài sản.
Phối hợp với Phòng Kế toán thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ; lập biên bản kiểm kê và đề xuất phương án xử lý khi phát sinh chênh lệch.
Phối hợp với bộ phận An toàn - Sức khỏe - Môi trường (EHS) tổng hợp số liệu rác thải hằng tháng; đề xuất phương án thu gom, xử lý và lưu trữ hồ sơ/chứng từ xử lý theo quy định.
3. Quản lý Phương tiện Di chuyển & Đội xe
Điều phối xe công ty và xe thuê ngoài đưa đón Ban Lãnh đạo, CBNV, khách hàng và đối tác.
Quản lý đội ngũ lái xe; theo dõi định mức nhiên liệu, bảo dưỡng định kỳ và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.
4. Quản lý Vật tư tiêu hao và Xử lý thanh toán
Tiếp nhận đề xuất, kiểm soát cấp phát đúng định mức; kiểm soát tồn kho, cập nhật dữ liệu tồn kho; tổng hợp nhu cầu hàng tháng, lập kế hoạch mua sắm các vật tư tiêu hao bao gồm văn phòng phầm, vật tư vệ sinh, phòng pantry,... đảm bảo không gián đoạn nguồn cung tại các địa điểm làm việc.
Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, suất ăn, nước uống, chuyển phát nhanh, thuê xe...); giám sát chất lượng dịch vụ theo hợp đồng và hỗ trợ đàm phán, gia hạn hợp đồng.
Kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thanh toán hàng tháng cho tất cả các dịch vụ văn phòng và chi phí vận hành, bao gồm: điện, nước, chuyển phát nhanh, thuê xe, cước điện thoại, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, taxi, vé máy bay và văn phòng phẩm cho cả hai địa điểm. Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, khối lượng khớp thực tế/hợp đồng, chứng từ kèm theo (xác nhận dịch vụ, bằng chứng giao nhận, phiếu nhập) đầy đủ trước khi chuyển Kế toán.
5. Quản lý Con dấu, Văn thư & Hồ sơ Lưu trữ
Quản lý và bảo quản con dấu công ty an toàn; thực hiện đóng dấu tài liệu (bao gồm chứng từ xuất nhập hàng) đúng thẩm quyền và ghi chép sổ theo dõi nghiêm ngặt.
Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và chuyển giao công văn đi/đến (bao gồm công văn làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước); tiếp nhận và điều phối dịch vụ chuyển phát nhanh.
Lưu trữ hệ thống hồ sơ, chứng từ hành chính khoa học, ngăn ngừa thất lạc và sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra/kiểm toán.
6. Hậu cần Phúc lợi, Sự kiện & Hỗ trợ nhân sự người nước ngoài
Điều phối suất ăn/nước uống hằng ngày cho CBNV; chuẩn bị công tác hậu cần đón tiếp đoàn công tác, đối tác.
Đặt vé máy bay, khách sạn, di chuyển cho các chuyến công tác; phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của Công ty.
Hỗ trợ chuyên gia/ãnh đạo người nước ngoài thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhà ở, Visa, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú và các hồ sơ pháp lý liên quan.
Nhiệm vụ khác
Thực hiện các công việc hành chính khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính, đảm bảo tiến độ, chất lượng và báo cáo kịp thời.
III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Yêu cầu bắt buộc:
· Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Logistics hoặc các ngành có liên quan.
· Kinh nghiệm: Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính, Quản lý cơ sở vật chất. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các dự án, nhà máy, công ty đa quốc gia.
· Kỹ năng chuyên môn:
Có kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp (bảo vệ, vệ sinh, suất ăn,...) và đàm phán hợp đồng dịch vụ.
Thành thạo quy trình đối chiếu chi phí, kiểm soát hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Có kinh nghiệm quản lý vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ.
Tinh thần trách nhiệm cao, cẩn trọng, tỉ mỉ
Khả năng giao tiếp, kết nối và phối hợp tốt với Ban Lãnh đạo, đồng nghiệp, nhân công và đối tác.
Sử dụng thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel (phục vụ quản lý tồn kho, đối chiếu số liệu).
Tiếng Anh giao tiếp công việc tốt (phục vụ làm việc với chuyên gia người nước ngoài và đối tác).
Tiêu chí ưu tiên:
Có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp FDI, công ty Logistics, Cảng cạn (ICD), nhà máy sản xuất quy mô lớn.
Am hiểu quy trình làm thủ tục Visa, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú cho người nước ngoài.
Hiểu biết sâu về quy định quản lý con dấu, công văn và thủ tục hành chính tại Việt Nam.
Có kinh nghiệm quản lý đội xe và điều phối lái xe.
IV. QUYỀN LỢI & PHÚC LỢI
Thu nhập: Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
Bảo hiểm & Chế độ: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo Luật Lao động Việt Nam.
Nghỉ phép: Chế độ nghỉ phép năm và nghỉ lễ/Tết theo quy định của Luật và quy chế Công ty.
Phát triển nghề nghiệp: Cơ hội tham gia xây dựng và chuẩn hóa hệ thống vận hành hành chính cho một dự án logistics quy mô quốc tế; cơ hội tiếp cận chuẩn mực làm việc quốc tế cùng các chuyên gia hàng đầu từ Singapore.
V. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Vietnam SuperPort là dự án hạ tầng logistics chuẩn quốc tế với vốn đầu tư từ Singapore tại Việt Nam, tập trung phát triển hệ thống Cảng cạn (ICD) quy mô lớn cùng hệ sinh thái logistics tích hợp hướng tới mục tiêu phát triển bền vững và xanh.
Hiện tại, dự án đang ở giai đoạn nền tảng và quy hoạch, tập trung xây dựng mô hình vận hành tiêu chuẩn, củng cố kỷ luật tổ chức và hoàn thiện quy trình cho các giai đoạn bứt phá tiếp theo.
VI. QUY TRÌNH ỨNG TUYỂN & THÔNG TIN LIÊN HỆ
Ứng viên quan tâm vui lòng gửi: CV cập nhật mới nhất (bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt).
Thông tin tiếp nhận hồ sơ:
Người liên hệ: Ms. Bích - HR Executive, Vietnam SuperPort
Email: [protected info]
Điện thoại/Zalo: [protected info]