Administrator - Quản Trị Viên

1. Supplier Management / Làm việc với nhà cung cấp
• Source and contact suppliers as required, obtain quotations, and follow up on purchase orders, contracts and payments./ Tìm kiếm, liên hệ với nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, theo dõi đơn hàng, hợp đồng và thanh toán.
• Input and track expenses, manage supplier payments and outstanding balances, and send documents to the outsourced accounting service./ Hỗ trợ thu thập, phân loại và lưu trữ hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp và khách hàng theo định kỳ hàng tháng.
2. Client and Project Support / Làm việc với khách hàng và hỗ trợ dự
án
• Communicate with clients, prepare quotations, purchase orders (PO), and contracts related to projects or sales orders./ Trao đổi với khách hàng, chuẩn bị báo giá, đơn đặt hàng (PO) và hợp đồng liên quan đến các dự án hoặc đơn hàng.
• Coordinate delivery, assist with basic logistics or import procedures./ Liên hệ giao hàng và hỗ trợ các thủ tục cơ bản.
3. HR and Administration / Nhân sự và hành chính
• Prepare, scan, and file documents, contracts, and project records./ Soạn, lưu, scan hồ sơ, hợp đồng, chứng từ dự án.
• Handle short and long-term labor contracts, attendance tracking, assist in collecting and submitting HR documents for payroll./ Soạn hợp đồng lao động theo thời hạn, chấm công, hỗ trợ thu thập và gửi hồ sơ nhân sự để phục vụ công tác tính lương.
• Handling social insurance enrollment and termination procedures./ Thực hiện các thủ tục báo tăng/giảm BHXH theo quy định.
4. Coordinate and Internal Support / Phối hợp và hỗ trợ nội bộ
• Collaborate with other departments to track orders, invoices, and payments./ Phối hợp với các bộ phận khác để theo dõi đơn hàng, hóa đơn và thanh toán.
• Maintain and keep up to date records regularly for the management team./ Quản lý và cập nhật hồ sơ thường xuyên cho Ban quản lý.