Assistant to General Director Share Service & Resource CenterTan Hiep Phat Group

Mô tả Công việc
1 Tham mưu và nhân diện rủi ro nhằm giảm thiểu rủi ro về mức thấp và General Director có đủ thông tin trước khi ra quyết định
- Mục tiêu OGSM: Chủ động theo dõi, giám sát, thực hiện và tổng hợp tiến độ, kết quả công việc và các vấn đề phát sinh trong việc triển khai, thực hiện mục tiêu OGSM thuộc Ngành sản xuất đảm bảo đầy đủ, kịp thời và đúng qui định
- Kế hoạch ngân sách AOP: Tham gia xây dựng kế hoạch ngân sách định kỳ thuộc Ngành Share Service & Resource Center phụ trách theo kế hoạch triển khai của Công ty.
- Nhận diện, theo dõi, xử lý và báo cáo các sự cố (issues), các rủi ro (risks) trong vận hành các quy định của Công ty liên quan đến con người và hệ thống của Ngành Share Service & Resource Center
- Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký
- Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền: Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền của Cấp trên trực tiếp (ủy quyền và được ủy quyền) đảm thực hiện đúng quy định, bao gồm thực hiện, hoàn thành thủ tục ủy quyền và cơ chế ủy quyền cho Cấp trên theo đúng chỉ dẫn
- Theo dõi, giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình
- Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất/ khác thuộc Ngành Share Service & Resource Center.
2. Thực hiện các công việc hành chính văn thư nhằm trợ giúp cho Cấp trên điều hành hoạt động của Ngành Share Service & Resource Center bao gồm nhưng không giới hạn các nhiệm vụ sau đây và đảm bảo thực hiện tuân thủ các quy định có liên quan
- Liên hệ, thay mặt đón tiếp, làm việc với khách hàng/đối tác dưới sự điều động hoặc ủy quyền của Cấp trên đảm bảo tác phong, hành xử chuyên nghiệp
- Thực hiện thủ tục trước, trong và sau khi đi công tác cho cấp trên đúng quy định, sắp xếp, chuẩn bị sẵn sàng, chủ động quản lý các rủi ro phát sinh của lịch công tác để tránh gây ảnh hưởng đến kế hoạch công tác
- Đầu mối thông tin, liên lạc, trao đổi thông tin giữa các Khối trong ngành Share Service & Resource Center và các Ngành khác của công ty
3. Tổ chức và quản lý các cuộc họp của văn phòng GĐ điều hành Ngành Share Service & Resource Center đảm đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp.