B2B Documentation Management Specialist

Giới thiệu về Công ty Giaohangnhanh (GHN) là một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam, hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ và cung cấp các dịch vụ giao hàng nhanh chóng, đáng tin cậy và hiệu quả trên toàn quốc. Công ty ứng dụng công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa hoạt động vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo giao hàng đúng thời gian. Với mạng lưới phủ rộng cả khu vực thành thị và nông thôn, GHN phục vụ các sàn thương mại điện tử, nhà bán lẻ và khách hàng cá nhân.
Tập trung vào đổi mới sáng tạo cùng hệ thống cơ sở hạ tầng logistics vững mạnh, GHN là một trong những doanh nghiệp quan trọng trong lĩnh vực thương mại điện tử và logistics đang phát triển nhanh chóng tại Việt Nam, đồng thời mang đến cho nhân viên cơ hội làm việc trong một môi trường năng động và có tốc độ phát triển cao.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Quản trị Tuân thủ & Kiểm soát Chất lượng Chứng từ (35%)
Thiết lập và giám sát tiêu chuẩn tuân thủ luồng chứng từ B2B từ khâu phát sinh đến khi thu hồi cuối cùng.
Đảm bảo 100% hồ sơ dự án đạt chuẩn pháp lý (chữ ký, con dấu, thông tin đặc thù) và đúng thời hạn cam kết với khách hàng.
Xây dựng hệ thống cảnh báo sớm (Early Warning) các rủi ro chậm trễ, thất lạc hoặc sai sót chứng từ để can thiệp kịp thời.
Chuẩn hóa Quy trình & Phối hợp Liên phòng ban (25%):
Chủ trì xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình thu hồi, lưu trữ, bàn giao chứng từ giữa các bộ phận (Ops, Sales, CI, Finance).
Trực tiếp làm việc với các cấp quản lý Ops và Đối tác để xử lý các điểm nghẽn trong việc truy thu hoặc khắc phục chứng từ lỗi.
Đào tạo và hướng dẫn đội ngũ về các quy trình mới hoặc yêu cầu đặc thù của từng dự án B2B.
Số hóa & Cải tiến Hệ thống Quản trị (Digitalization) (25%):
Tham gia hoạch định và triển khai các dự án công nghệ hóa: e-POD, ứng dụng OCR (nhận diện ký tự quang học) và hệ thống lưu trữ tập trung.
Đề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm giảm bớt thao tác thủ công và loại bỏ rủi ro thất lạc chứng từ vật lý.
Quản trị Hiệu suất & Báo cáo Chiến lược (15%):
Xây dựng hệ thống chỉ số KPI đánh giá hiệu suất thu hồi chứng từ theo từng dự án, khu vực và nhân sự.
Phân tích dữ liệu, cung cấp báo cáo định kỳ cho Ban giám đốc về tỷ lệ thu hồi (POD Rate) và các chỉ số chất lượng chứng từ.
YÊU CẦU TRONG CÔNG VIỆC
Kiến thức:
Tốt nghiệp Đại học các ngành Kế toán, Tài chính, Logistics hoặc Quản trị kinh doanh.
Hiểu rõ các quy định về chứng từ vận tải, hóa đơn và các loại biên bản bàn giao hàng hóa.
Có kiến thức về quy trình chuyển đổi số hoặc ứng dụng công nghệ trong quản trị văn phòng/logistics.
Kinh nghiệm:
Tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm trong mảng quản trị chứng từ, đối soát (Reconciliation) hoặc hỗ trợ vận hành tại các công ty Logistics lớn.
Kỹ năng:
Kỹ năng thiết kế quy trình: Khả năng sơ đồ hóa và viết quy trình phối hợp liên phòng ban.
Kỹ năng quản lý dữ liệu: Thành thạo Excel/Google Sheets
Kỹ năng phối hợp (Coordination): Khéo léo trong việc thúc giục bộ phận Ops và đối tác thực hiện đúng quy định về hồ sơ.
Tư duy giải pháp: Luôn tìm cách cải tiến cách làm cũ để tăng tốc độ xử lý chứng từ.
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6; 8h30 - 18h
Địa điểm làm việc: 7/28 Thành Thái, Diên Hồng, Hồ Chí Minh