Cán Bộ Mua Sắm

1. Công tác mua sắm
• Hỗ trợ Trưởng phòng TCKT trong việc xây dựng kế hoạch mua sắm năm và kế hoạch mua sắm theo quý cho các dự án và hoạt động của tổ chức.
• Theo dõi, cập nhật và điều chỉnh kế hoạch mua sắm phù hợp với tiến độ triển khai dự án và ngân sách được phê duyệt.
• Chịu trách nhiệm chính trong việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho các dự án và hoạt động của tổ chức, bao gồm nhưng không giới hạn: thuê chuyên gia/tư vấn, khảo sát nghiên cứu, đào tạo, truyền thông - quảng cáo, thiết kế, in ấn, dịch vụ sự kiện, mua sắm hàng hóa trang thiết bị v.v.
• Phối hợp với các bộ phận nội bộ và nhà cung cấp bên ngoài trong quá trình mua sắm, bao gồm xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, triển khai mua sắm, theo dõi tiến độ cung ứng và đàm phán hợp đồng.
• Rà soát và chuẩn bị các hợp đồng mua sắm (hàng hóa/dịch vụ), đảm bảo tuân thủ các quy định nội bộ của tổ chức, yêu cầu của nhà tài trợ và pháp luật Việt Nam trước khi trình phê duyệt.
• Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (bao gồm các văn phòng dự án/đối tác nếu có) để đảm bảo hồ sơ, thủ tục mua sắm đầy đủ, đúng quy định.
• Theo dõi việc nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và đảm bảo thanh toán kịp thời cho các hợp đồng/đơn đặt hàng liên quan đến hoạt động mua sắm.
• Thiết lập, duy trì và cập nhật hệ thống lưu trữ hồ sơ mua sắm tập trung (hợp đồng, PO, hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp...), theo dõi thời hạn hợp đồng để kịp thời xử lý gia hạn hoặc kết thúc.
• Quản lý danh sách chuyên gia tư vấn và cơ sở dữ liệu nhà cung cấp dịch vụ.
2. Công tác tài chính - kế toán (nhằm phục vụ hoạt động mua sắm)
• Thực hiện các công việc tài chính - kế toán liên quan đến hoạt động mua sắm của tổ chức.
• Phối hợp kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ/chứng từ mua sắm và thanh toán theo quy định của tổ chức và nhà tài trợ.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng và các chứng từ liên quan đến hoạt động mua sắm theo phân công.
• Phối hợp với bộ phận tài chính - kế toán trong việc lưu trữ chứng từ, chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm toán và báo cáo nhà tài trợ khi cần.
• Hỗ trợ rà soát, đối chiếu các khoản chi mua sắm với ngân sách dự án và nguồn tài trợ liên quan.
• Thực hiện một số công việc tài chính - kế toán khác theo phân công nhằm hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động mua sắm và vận hành dự án.
3. Các nhiệm vụ khác
• Có thể đi công tác tại các địa phương triển khai dự án khi cần.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công nhằm đảm bảo hoạt động chung của văn phòng và dự án diễn ra hiệu quả.