TỔNG QUAN CÔNG VIỆC
Chuyên viên Mua sắm Cấp cao chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình mua sắm cho các dự án cải tạo, các tài sản đang vận hành và các dự án xây dựng mới. Công việc bao gồm tìm nguồn, phối hợp báo giá, thương lượng, đánh giá nhà cung cấp, kiểm soát chi phí và tuân thủ quy trình nội bộ. Vị trí phối hợp chặt chẽ với Development, Operations và Finance để đảm bảo hoạt động mua sắm diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
Quản lý quy trình mua sắm
• Thực hiện trọn quy trình mua sắm gồm tìm nguồn, lấy báo giá, so sánh giá, thương lượng và phát hành PO.
• Duy trì và cập nhật danh sách nhà cung cấp cho vật liệu xây dựng, thiết bị phục vụ tòa nhà, vật tư vận hành và các dịch vụ kỹ thuật.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác nhận yêu cầu và thông số kỹ thuật trước khi đặt hàng.
• Chuẩn bị bảng so sánh thương mại và đề xuất phê duyệt theo DOA.
Mua sắm xây dựng
• Phối hợp với Development, tư vấn và các bên liên quan để đảm bảo việc đặt hàng vật tư, thiết bị và dịch vụ phù hợp với spec và yêu cầu của dự án.
• Làm việc với nhóm kỹ thuật để xác nhận spec trước khi tiến hành mua sắm.
• Đảm bảo báo giá từ nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đã được phê duyệt.
• Theo dõi tiến độ giao hàng và phối hợp với công trường để tránh chậm trễ.
Mua sắm cho vận hành
• Mua vật tư vận hành, thiết bị, phụ kiện thay thế và các nhu cầu thường xuyên cho tòa nhà.
Kiểm soát chi phí và tuân thủ
• Đảm bảo mọi hoạt động mua sắm tuân thủ ngân sách và quy trình nội bộ.
• Quản lý đầy đủ hồ sơ mua sắm gồm đề nghị mua hàng, PO, hợp đồng, chứng từ giao hàng và hồ sơ bảo hành.
• Phối hợp với Finance trong việc kiểm tra hóa đơn và thực hiện thanh toán.
• Chuẩn bị báo cáo mua sắm hàng tháng.