Chuyên viên Chính Hành chính - Văn phòng Điều hành (KV Phú Quốc)

Lương: Thương lượng
Địa điểm: Phú Quốc
Phòng ban: Hành chính - Đối ngoại
Hạn nộp hồ sơ: [protected info]/2026
Mô tả công việc:
1. Công tác tiếp đón khách ngoại giao:
Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức đón tiếp các đoàn khách ngoại giao, lãnh đạo Chính phủ, Bộ/ngành Trung ương, lãnh đạo địa phương và đối tác quan trọng.
Phối hợp xây dựng chương trình, lịch trình, phương án đón tiếp, bố trí nhân sự và công tác hậu cần phục vụ đoàn.
Điều phối công tác lễ tân, nghi thức ngoại giao, bảo đảm phù hợp với tính chất và yêu cầu của từng chương trình.
Kiểm soát toàn bộ công tác chuẩn bị và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình đón tiếp.
2. Điều phối chương trình làm việc và sự kiện đối ngoại:
Chủ trì/phối hợp tổ chức các buổi làm việc, hội nghị, hội thảo, lễ ký kết hợp tác và các chương trình có yếu tố đối ngoại.
Phối hợp các phòng ban, đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, tài liệu, địa điểm, hậu cần và các điều kiện vận hành chương trình.
Theo dõi, kiểm soát tiến độ chuẩn bị và chất lượng tổ chức; kịp thời phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
Tham gia xây dựng kịch bản, phương án tổ chức và điều phối chương trình theo yêu cầu.
3. Phối hợp với cơ quan, đối tác và công tác chuyên trách APEC:
Là đầu mối triển khai, điều phối các công tác chuyên trách phục vụ APEC theo phân công.
Là đầu mối trao đổi, phối hợp với các cơ quan ban ngành, đối tác và đơn vị liên quan trong quá trình chuẩn bị và tổ chức chương trình.
Điều phối thông tin giữa các đơn vị nội bộ, đảm bảo thống nhất về nội dung, truyền thông, hậu cần và vận hành chương trình.
Theo dõi các đầu việc liên quan, tổng hợp tiến độ và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
4. Báo cáo và cải tiến:
Tổng hợp thông tin, tiến độ và kết quả các công tác chuyên trách phục vụ APEC.
Chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ các buổi làm việc với đoàn khách, cơ quan quản lý và đối tác.
Tổng hợp, đánh giá kết quả tổ chức các chương trình, sự kiện; đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại và hành chính.
Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình tổ chức, điều phối các chương trình làm việc và sự kiện.
Yêu cầu tuyển dụng:
Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Hành chính, Đối ngoại, Quan hệ quốc tế, Ngoại giao, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Có từ 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, đối ngoại, lễ tân cấp cao, tổ chức sự kiện hoặc điều phối chương trình.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với cơ quan Nhà nước, lãnh đạo cấp cao, khách ngoại giao hoặc các chương trình/sự kiện quy mô lớn.
Có năng lực lập kế hoạch, tổ chức và điều phối chương trình/sự kiện.
Am hiểu nghiệp vụ lễ tân, nghi thức ngoại giao và công tác đối ngoại.
Kỹ năng tổng hợp, xây dựng báo cáo, chuẩn bị nội dung và tài liệu phục vụ chương trình.
Khả năng quản lý tiến độ và phối hợp nhiều bên liên quan.
Giao tiếp, đối ngoại và xử lý tình huống tốt.
Tổ chức công việc khoa học, chịu được áp lực tiến độ cao.
Chủ động, linh hoạt, cẩn trọng và có khả năng xử lý công việc phát sinh.
Tác phong chuyên nghiệp, tinh tế và bảo mật thông tin.
Tiếng Anh tốt, có khả năng giao tiếp, trao đổi và xử lý tài liệu trong môi trường đối ngoại.