Mô tả Công việc
- Tổng hợp, rà soát và duy trì danh mục đầu tư - mua sắm - thuê dịch vụ CNTT của Công ty (thiết bị, phần mềm, bản quyền, hạ tầng, dịch vụ kỹ thuật) theo kế hoạch năm và trung hạn.
- Xây dựng kế hoạch mua sắm - thuê dịch vụ CNTT định kỳ (tháng/quý/năm) và theo nhu cầu phát sinh; theo dõi tiến độ thực hiện và giải ngân so với ngân sách được phê duyệt.
- Phối hợp với các nhóm chuyên môn trong Tổ (Hạ tầng & An toàn thông tin,
Phát triển phần mềm, Helpdesk) và các phòng/ban để xác định nhu cầu, làm rõ phạm vi, thông số kỹ thuật, tiêu chí đánh giá; phối hợp xây dựng yêu cầu kỹ thuật (TOR/SOW) và các điều khoản về bảo hành, bảo trì, bản quyền và bảo mật dữ liệu trong hồ sơ mua sắm CNTT.
- Hỗ trợ lập hồ sơ đề xuất chủ trương đầu tư, kế hoạch mua sắm hoặc thuê dịch vụ CNTT theo phân cấp và quy định hiện hành; tổ chức thực hiện các thủ tục mua sắm, thuê dịch vụ theo quy trình nội bộ của Công ty (phiếu đề nghị, yêu cầu báo giá RFQ/RFP, so sánh - đánh giá, tờ trình phê duyệt, đơn đặt hàng, hợp đồng và các tài liệu liên quan).
- Theo dõi tiến độ giao hàng, cài đặt, triển khai, nghiệm thu; kịp thời xử lý hoặc báo cáo các vướng mắc; phối hợp với các bộ phận liên quan để nghiệm thu, bàn giao, hoàn thiện chứng từ, thanh toán, quyết toán và theo dõi công nợ nhà cung cấp.
- Quản lý hồ sơ mua sắm - đầu tư - thuê dịch vụ CNTT theo vòng đời; duy trì sổ theo dõi và bảng tổng hợp tình trạng phiếu yêu cầu, hợp đồng, hóa đơn - thanh toán; cảnh báo hồ sơ tồn đọng, quá hạn; quản lý hạn hợp đồng, bản quyền, giấy phép, bảo hành và chủ động cảnh báo trước thời điểm hết hạn để không gián đoạn dịch vụ CNTT.
- Xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp CNTT; khảo sát thị trường, so sánh báo giá, điều kiện thương mại; hỗ trợ đàm phán giá và điều khoản hợp đồng; đánh giá nhà cung cấp định kỳ và đề xuất danh sách nhà cung cấp ưu tiên hoặc loại khỏi danh mục.
- Thiết lập, theo dõi và báo cáo các chỉ tiêu cam kết chất lượng dịch vụ (SLA/KPI) của các hợp đồng dịch vụ CNTT; đối chiếu số liệu SLA thực tế với cam kết, ghi nhận vi phạm, tính toán giảm trừ hoặc chế tài; tổ chức họp rà soát dịch vụ (service review) định kỳ với nhà cung cấp theo thực hành ITIL
- Tham gia số hóa hồ sơ, biểu mẫu và luồng phê duyệt mua sắm trên các nền tảng của Công ty (eOffice, eDMS, ERP); chuẩn hóa dữ liệu phục vụ tra cứu và báo cáo.
- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ và đột xuất về danh mục đầu tư, tình hình mua sắm - thuê dịch vụ, tiết kiệm chi phí, công nợ, tồn đọng hồ sơ, hiệu quả SLA và các rủi ro phát sinh; đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu, cơ chế kiểm soát và số hóa công tác mua sắm - quản trị hợp đồng CNTT.
- Phối hợp kiểm soát tuân thủ trong công tác mua sắm CNTT: phân quyền phê duyệt, nguyên tắc minh bạch, phòng tránh xung đột lợi ích, lưu vết hồ sơ và yêu cầu bảo mật thông tin theo ISO/IEC 27001.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổ trưởng Tổ Chuyển đổi số và Công nghệ thông tin và Lãnh đạo phòng
Yêu Cầu Công Việc
Trình độ học vấn: Đại học trở lên
Trình độ chuyên môn:Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại, Logistics, Chuỗi cung ứng, Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý hoặc tương đương
Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm, thu mua, cung ứng hoặc quản trị hợp đồng, trong đó có kinh nghiệm thực tế mua sắm hoặc thuê dịch vụ CNTT (thiết bị, phần mềm, bản quyền, dịch vụ kỹ thuật). Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghiệp, xây lắp, năng lượng.
Trình độ
tiếng Anh: Đọc hiểu tài liệu, báo giá, catalogue, hợp đồng và giao dịch cơ bản bằng tiếng Anh, đáp ứng yêu cầu công việc
Tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt Excel (hàm tổng hợp, pivot, bảng theo dõi tiến độ) và các công cụ AI; ưu tiên biết sử dụng ERP hoặc phần mềm mua sắm, quản lý hợp đồng
Các khóa đào tạo: Có chứng chỉ Đấu thầu cơ bản và Đấu thầu qua mạng (e-GP); ưu tiên có chứng chỉ về quản trị cung ứng, quản lý hợp đồng hoặc ITIL 4 Foundation
Các yêu cầu khác:
- Am hiểu quy trình mua sắm doanh nghiệp từ nhu cầu đến thanh toán và đánh giá nhà cung cấp; có kinh nghiệm lập hồ sơ mua sắm, quản lý đơn hàng, hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu - thanh toán;
- Nắm được các quy định về đấu thầu, mua sắm và thuê dịch vụ công nghệ thông tin ở mức áp dụng thực tế;
- Hiểu biết về quản trị nhà cung cấp và cam kết chất lượng dịch vụ (SLA/KPI), cơ chế giảm trừ và chế tài hợp đồng;
- Có kiến thức về quản lý hồ sơ, lưu trữ, kiểm soát chứng từ, kiểm soát chi phí và ngân sách; kiến thức cơ bản về
kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro và tuân thủ trong mua sắm; hiểu biết về ISO/IEC 27001 hoặc ITIL 4 là một lợi thế;
- Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý nhiều đầu việc song song; giao tiếp, đàm phán và phối hợp liên phòng ban tốt; phân tích, so sánh, đánh giá nhà cung cấp và tổng hợp báo cáo;
- Tính cẩn trọng, trung thực, trách nhiệm cao và ý thức bảo mật thông tin; am hiểu nội quy, quy chế và điều lệ của Công ty.