Chuyên viên Công nghệ thông tin (IT Project)

Mô tả Công việc
- Tổng hợp, rà soát và duy trì danh mục đầu tư - mua sắm - thuê dịch vụ CNTT của Công ty (thiết bị, phần mềm, bản quyền, hạ tầng, dịch vụ kỹ thuật) theo kế hoạch năm và trung hạn.
- Xây dựng kế hoạch mua sắm - thuê dịch vụ CNTT định kỳ (tháng/quý/năm) và theo nhu cầu phát sinh; theo dõi tiến độ thực hiện và giải ngân so với ngân sách được phê duyệt.
- Phối hợp với các nhóm chuyên môn trong Tổ (Hạ tầng & An toàn thông tin, Phát triển phần mềm, Helpdesk) và các phòng/ban để xác định nhu cầu, làm rõ phạm vi, thông số kỹ thuật, tiêu chí đánh giá; phối hợp xây dựng yêu cầu kỹ thuật (TOR/SOW) và các điều khoản về bảo hành, bảo trì, bản quyền và bảo mật dữ liệu trong hồ sơ mua sắm CNTT.
- Hỗ trợ lập hồ sơ đề xuất chủ trương đầu tư, kế hoạch mua sắm hoặc thuê dịch vụ CNTT theo phân cấp và quy định hiện hành; tổ chức thực hiện các thủ tục mua sắm, thuê dịch vụ theo quy trình nội bộ của Công ty (phiếu đề nghị, yêu cầu báo giá RFQ/RFP, so sánh - đánh giá, tờ trình phê duyệt, đơn đặt hàng, hợp đồng và các tài liệu liên quan).
- Theo dõi tiến độ giao hàng, cài đặt, triển khai, nghiệm thu; kịp thời xử lý hoặc báo cáo các vướng mắc; phối hợp với các bộ phận liên quan để nghiệm thu, bàn giao, hoàn thiện chứng từ, thanh toán, quyết toán và theo dõi công nợ nhà cung cấp.
- Quản lý hồ sơ mua sắm - đầu tư - thuê dịch vụ CNTT theo vòng đời; duy trì sổ theo dõi và bảng tổng hợp tình trạng phiếu yêu cầu, hợp đồng, hóa đơn - thanh toán; cảnh báo hồ sơ tồn đọng, quá hạn; quản lý hạn hợp đồng, bản quyền, giấy phép, bảo hành và chủ động cảnh báo trước thời điểm hết hạn để không gián đoạn dịch vụ CNTT.
- Xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp CNTT; khảo sát thị trường, so sánh báo giá, điều kiện thương mại; hỗ trợ đàm phán giá và điều khoản hợp đồng; đánh giá nhà cung cấp định kỳ và đề xuất danh sách nhà cung cấp ưu tiên hoặc loại khỏi danh mục.
- Thiết lập, theo dõi và báo cáo các chỉ tiêu cam kết chất lượng dịch vụ (SLA/KPI) của các hợp đồng dịch vụ CNTT; đối chiếu số liệu SLA thực tế với cam kết, ghi nhận vi phạm, tính toán giảm trừ hoặc chế tài; tổ chức họp rà soát dịch vụ (service review) định kỳ với nhà cung cấp theo thực hành ITIL
- Tham gia số hóa hồ sơ, biểu mẫu và luồng phê duyệt mua sắm trên các nền tảng của Công ty (eOffice, eDMS, ERP); chuẩn hóa dữ liệu phục vụ tra cứu và báo cáo.
- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ và đột xuất về danh mục đầu tư, tình hình mua sắm - thuê dịch vụ, tiết kiệm chi phí, công nợ, tồn đọng hồ sơ, hiệu quả SLA và các rủi ro phát sinh; đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu, cơ chế kiểm soát và số hóa công tác mua sắm - quản trị hợp đồng CNTT.
- Phối hợp kiểm soát tuân thủ trong công tác mua sắm CNTT: phân quyền phê duyệt, nguyên tắc minh bạch, phòng tránh xung đột lợi ích, lưu vết hồ sơ và yêu cầu bảo mật thông tin theo ISO/IEC 27001.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổ trưởng Tổ Chuyển đổi số và Công nghệ thông tin và Lãnh đạo phòng