Chuyên Viên Cung Ứng

1. Tiếp nhận và làm rõ nhu cầu mua sắm
Tiếp nhận yêu cầu mua sắm vật tư từ dự án/phòng ban; kiểm tra và làm rõ chủng loại, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng, tiến độ và địa điểm giao hàng.
Phối hợp với bộ phận yêu cầu để xác định nhu cầu thực tế, thời điểm cần hàng và các điều kiện đặc thù của công trường nhằm hạn chế mua sai, mua thiếu hoặc phát sinh tồn kho không cần thiết.
2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm, cập nhật và phát triển nguồn nhà cung cấp cho từng nhóm vật tư; thu thập báo giá và thông tin năng lực.
So sánh, phân tích báo giá trên các tiêu chí: giá, chất lượng, nguồn gốc, năng lực cung ứng, tiến độ giao hàng, điều kiện thanh toán, công nợ, vận chuyển và dịch vụ sau bán hàng.
Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu mua sắm và hiệu quả chi phí của Công ty.
3. Thương lượng và đặt hàng
Thương lượng giá, chiết khấu, điều kiện giao nhận, hình thức thanh toán, hạn mức công nợ, bảo hành và các điều khoản thương mại với nhà cung cấp.
Lập/hoàn thiện đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng hoặc hồ sơ mua sắm theo quy định; triển khai đặt hàng theo tiến độ yêu cầu từ dự án.
Chủ động cân đối nguồn cung, kế hoạch giao hàng và các phương án thay thế khi có nguy cơ thiếu hàng hoặc chậm tiến độ.
4. Quản lý công nợ và thanh toán nhà cung cấp
Đàm phán và duy trì hạn mức, thời hạn công nợ phù hợp với nhu cầu cung ứng và kế hoạch dòng tiền của Công ty.
Theo dõi công nợ phải trả, thời hạn thanh toán, hồ sơ hóa đơn/chứng từ và phối hợp đối chiếu với nhà cung cấp, Kế toán - Tài chính.
Lập đề xuất thanh toán theo kế hoạch tài chính, ưu tiên hợp lý để đảm bảo uy tín thanh toán và duy trì nguồn hàng liên tục cho các dự án.
5. Theo dõi và kiểm soát tiến độ cung ứng
Theo dõi đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi giao nhận hoàn tất; cập nhật tiến độ cho dự án và các bên liên quan.
Phối hợp xử lý các vấn đề về thiếu hàng, giao trễ, sai quy cách, chất lượng không đạt, thiếu chứng từ, thay đổi khối lượng hoặc biến động giá.
Kịp thời báo cáo các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công và đề xuất phương án xử lý/nguồn cung thay thế.
6. Xây dựng và quản lý hợp đồng nhà cung cấp
Phối hợp thương thảo các điều khoản hợp đồng mua bán/cung ứng vật tư.
Rà soát các nội dung chính: phạm vi cung cấp, quy cách - chất lượng, đơn giá, khối lượng, giao nhận, thanh toán, công nợ, bảo hành, phạt vi phạm và xử lý phát sinh.
Quản lý danh mục hợp đồng, đơn hàng và tình trạng thực hiện của nhà cung cấp thuộc phạm vi phụ trách.
7. Quản lý và phát triển nhà cung cấp
Duy trì quan hệ hợp tác chuyên nghiệp, ổn định và bền vững với các nhà cung cấp chiến lược/nhà cung cấp thường xuyên.
Thực hiện đánh giá, đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ theo các tiêu chí về giá, chất lượng, tiến độ, mức độ đáp ứng, công nợ và phối hợp xử lý vấn đề.
Đề xuất phát triển, duy trì, hạn chế hoặc thay thế nhà cung cấp dựa trên kết quả đánh giá và nhu cầu thực tế.
8. Quản lý dữ liệu, ERP và báo cáo
Thực hiện các nghiệp vụ mua hàng/cung ứng trên hệ thống ERP theo đúng quy trình và phân quyền.
Cập nhật đầy đủ dữ liệu về nhà cung cấp, đơn hàng, hợp đồng, giao nhận, giá mua và tình trạng thanh toán.
Tổng hợp và thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất về mua sắm, cung ứng, công nợ, tiến độ giao hàng, hiệu quả mua hàng và các rủi ro phát sinh.
9. Cải tiến hoạt động cung ứng
Góp ý xây dựng, rà soát và điều chỉnh quy trình mua sắm - cung ứng nhằm rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính kiểm soát và nâng cao hiệu quả vận hành.
Đề xuất các giải pháp chuẩn hóa danh mục vật tư, dữ liệu giá, nguồn cung và phương thức mua hàng phù hợp với hoạt động của Công ty.