Chuyên Viên Đấu Thầu & Hồ Sơ Thầu (Mảng Sự Kiện / Chi Tiêu Công)

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
Mục tiêu công việc: Phụ trách toàn diện quy trình tìm kiếm thông tin, tư vấn lập đề bài/dự toán và trực tiếp triển khai Hồ sơ dự thầu (HSDT) cho các gói thầu tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, triển lãm sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
Giai đoạn 1: Săn tin thầu & Tư vấn trước thầu (Pre-bidding)
• Theo dõi thông tin: Thường xuyên cập nhật, sàng lọc thông tin mời thầu và kế hoạch lựa chọn nhà thầu các gói dịch vụ sự kiện, truyền thông trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (Muasamcong) và các kênh thông tin liên quan.
• Tư vấn & Xây dựng đề bài: Phối hợp cùng bộ phận Kinh doanh (Account) tư vấn cho khách hàng (các cơ quan, ban ngành nhà nước) trong việc lên kế hoạch lựa chọn nhà thầu, xây dựng dự toán, định mức chi phí và tiêu chí kỹ thuật đảm bảo đúng quy định của Luật Đấu thầu và phù hợp với thế mạnh của công ty.
Giai đoạn 2: Tổ chức lập Hồ sơ dự thầu (Bidding)
• Phân tích E-HSMT: Đọc hiểu, phân tích chi tiết các yêu cầu về pháp lý, năng lực kinh nghiệm, tài chính và kỹ thuật của Hồ sơ mời thầu (E-HSMT) / Hồ sơ yêu cầu (HSYC).
• Điều phối nội bộ: Lập bảng phân công công việc và kiểm soát tiến độ giữa các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ:
• Phòng Kế toán: Chuẩn bị báo cáo tài chính, bảo lãnh dự thầu, chứng từ thuế, hợp đồng tương tự.
• Bộ phận Creative/Event: Xây dựng kịch bản chương trình, proposal ý tưởng, thiết kế 2D/3D, phương án tổ chức thực hiện, nhân sự chủ chốt và thiết bị sự kiện.
• Hoàn thiện & Nộp thầu: Tổng hợp, rà soát tính hợp lệ, tính thống nhất của toàn bộ hồ sơ. Trực tiếp thực hiện thao tác nộp thầu qua mạng (E-HSDT) hoặc đóng gói hồ sơ bản cứng đảm bảo đúng thời hạn và quy cách.
Giai đoạn 3: Xử lý sau mở thầu & Quản lý hợp đồng (Post-bidding)
• Giải trình & Thương thảo: Theo dõi quá trình mở thầu, đánh giá hồ sơ; phối hợp làm rõ HSDT (nếu bên mời thầu yêu cầu) và tham gia quá trình thương thảo hợp đồng.
• Hoàn thiện thủ tục trúng thầu: Phối hợp với các bộ phận chuẩn bị bảo lãnh thực hiện hợp đồng, soạn thảo và rà soát hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng theo đúng chuẩn mực tài chính công.
• Lưu trữ dữ liệu: Quản lý, cập nhật và lưu trữ hệ thống hồ sơ năng lực công ty (hợp đồng tương tự, bằng cấp nhân sự, hồ sơ thiết bị, báo cáo tài chính...) một cách khoa học để sẵn sàng tái sử dụng cho các gói thầu sau.