Chuyên viên dự toán kiêm mua hàng

Mô tả Công việc
Trách nhiệm chính
- Thực hiện các công việc chính theo dự án thi công nội thất văn phòng. Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng dự toán - mua hàng
- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên
Các công việc thực hiện
Dự toán
• Khảo sát hiện trạng
• Bóc tách và lập dự toán báo giá nội thất cho đến khi có kết quả thầu.
• Tìm kiếm, liên hệ và lựa chọn một số nhà cung cấp vật tư, nhà thầu thi công.
• Thực hiện và kiểm soát các BOQ của phòng dự Toán đáp ứng đúng tiến độ được bàn giao.
• Trao đổi với thiết kế, tư vấn biện pháp thi công đáp ứng nguồn ngân sách cho khách hàng.
• Hỗ trợ Project Manager kiểm soát chi phí trong giai đoạn triển khai dự án.
• Xử lý các hồ sơ phát sinh, thay đổi của khách hàng và thực hiện quyết toán dự án theo sự hướng dẫn của Project Manager.
• Thiết lập, duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp có tiềm năng.
• Chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ dự án và tính chính xác của hồ sơ
Mua hàng
1. Lập kế hoạch mua hàng:
• Tiếp nhận chỉ đạo mua hàng từ trưởng phòng, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật....
• Lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị... phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
• Tìm nhà cung cấp vật tư, trang thiết bị.
• Với những hàng hóa đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua chỉ cần liên hệ lại nhà cung cấp cũ. Tuy nhiên, nhân viên cũng cần phải check giá từ các nguồn khác để nắm được giá cả thị trường, tránh trường hợp bị đội giá và cũng có cơ hội tìm được những nhà cung cấp tốt hơn.
2. Tiến hành thu mua hàng:
• Thỏa thuận hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp phù hợp.
• Theo dõi tiến độ giao hàng và kịp thời có thông báo tới các bộ phận liên quan để có hướng xử lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan kiểm tra chất lượng hàng hóa để xử lý kịp thời nếu phát hiện hàng không đạt yêu cầu.
3. Các công việc khác:
• Thực hiện đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ.
• Xử lý các loại chứng từ thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán quản lý.
• Theo dõi tình hình sử dụng nguyên liệu - vật tư tại các đơn vị theo định mức và kịp thời có báo cáo tới trưởng phòng nếu có vi phạm.
• Thông báo tiến độ hàng về tới các bộ phận liên quan theo quy trình phối hợp.
• Đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên thu mua
• Làm các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận.
Thực hiện các công việc khác khi được quản lý yêu cầu.