Chuyên Viên Hành Chính (Khối Công Nghệ Thông Tin)

Mô tả Công việc
1. Quản lý hồ sơ và tài liệu nội bộ
Tiếp nhận, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản của Khối CNTT theo đúng chuẩn quản lý hồ sơ.
Theo dõi, cập nhật trạng thái luân chuyển hồ sơ giữa các phòng/ban và với các đơn vị liên quan (BLQ).
2. Quản lý công tác văn thư - hành chính của Khối
Soạn thảo, rà soát, trình ký và lưu trữ các công văn, tờ trình, đề xuất, báo cáo.
Điều phối luồng văn bản đi - đến của Khối CNTT, đảm bảo thời hạn và tuân thủ quy định nội bộ.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, làm việc với đối tác, các đơn vị BLQ.
3. Theo dõi tài chính và quản lý hợp đồng
Tổng hợp nhu cầu chi phí, lập đề nghị thanh toán, theo dõi ngân sách thường xuyên của Khối CNTT.
Quản lý danh mục hợp đồng CNTT: soạn thảo hồ sơ đầu vào, theo dõi tiến độ ký kết, quản lý phụ lục, thời hạn gia hạn/ thanh lý.
Phối hợp cùng các phòng chức năng để đảm bảo chứng từ, thủ tục tài chính - hợp đồng đầy đủ và đúng quy trình.
4. Các nhiệm vụ hành chính - hỗ trợ vận hành Khối
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Lãnh đạo Khối CNTT.
Hỗ trợ điều phối, theo dõi thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Khối.