Chuyên viên Hành chính Nhân sự

1, Mua hàng:

• Tiếp nhận và kiểm tra nội dung các đề xuất mua sắp các trang thiết bị, công cụ, cụng cụ, máy móc,... từ các bộ phận phòng ban và hệ thống chi nhánh của Tập đoàn.
• Lên kế hoạch và đề xuất mua sắm đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng, tối ưu chi phí và hiệu quả cho Tập đoàn.
• Thực hiện mua hàng dự án (nếu có) theo yêu cầu của BLĐ để hỗ trợ cho công tác triển khai hoạt động bán hàng của dự án BĐS.
• Phối hợp nghiệm thu và kiểm tra mức độ phù hợp đối với các yêu cầu cung cấp các công cụ, dụng cụ phát sinh tại các Phòng ban, Chi nhánh Sàn giao dịch đảm bảo việc sử dụng chi phí hợp lý và hiệu quả.

2. Set Up Chi nhánh:

• Tiếp nhận kế hoạch triển khai chi nhánh mới & các văn phòng bán hàng, nhà mẫu, lên dự toán và đề xuất phương án để set up chi nhánh mới để kịp vận hành.
• Thực hiện các thủ tục liên quan để set up kịp thời, hiệu quả và Phối hợp nghiệm thu và kiểm tra mức độ phù hợp đối với các yêu cầu cung cấp các công cụ, dụng cụ phát sinh trong quá trình set up đảm bảo việc sử dụng chi phí hợp lý và hiệu quả.

3. Hành Chính:

• Tiếp nhận và kiểm tra nội dung, giá cả tất cả hồ sơ liên quan đến chi phí vận hành của Công ty, đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm và hiệu quả.
• Đề xuất thay mới, sửa chữa công cụ lao động cho các Phòng ban, trực tiếp phụ trách mua văn phòng phẩm, các công cụ, dụng cụ liên quan đến quá trình vận hành của toàn hệ thống, cấp phát đúng hạn và quản lý việc sử dụng tiết kiệm.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán chi phí mua văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ liên quan, và các khoản khác liên quan chi phí vận hành của Công ty theo đúng tiến độ và chính xác.
• Tổng hợp, theo dõi và báo cáo, giải trình các chi phí phát sinh dựa trên kế hoạch chi phí đã được duyệt cho GĐ Nhân Sự.
• Theo sát, đôn đốc và phối hợp với Đội Hỗ trợ (Đội Thi Công & Đội IT) trong việc thực hiện các công tác phát sinh hằng ngày, hằng tuần tại Khối Văn phòng và toàn hệ thống Chi nhánh Sàn giao dịch, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng.
• Theo dõi, đôn đốc tiến độ công việc của các thành viên, hỗ trợ thực hiện và báo cáo tiến độ, hiệu quả công việc cho cấp trên trực tiếp.
• Triển khai chương trình 5S và phối hợp với các Phòng ban nhằm hoàn thiện các tiêu chí theo tiêu chuẩn 5S đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ, giám sát việc thực hiện và đảm bảo duy trì 5S toàn hệ thống Công ty.
• Hỗ trợ trong các công tác tổ chức các buổi đào tạo, các chương trình, sự kiện, ... tại Công ty và tại các Chi nhánh Sàn giao dịch.
• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn theo quy định.

4. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên trực tiếp