Mô tả Công việc
Mảng Hành Chính:
1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ, văn kiện
· Tiếp nhận các văn bản liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp bao gồm công văn, đơn thư, đề nghị, văn bản hoặc tài liệu từ đối tác, cơ quan chức năng,soạn Thông Báo , soạn Công văn đến/ đi , Quyết định/ bổ nhiệm, Tờ trình... gửi tới các bp và BLD. Phòng hành chính nhân sự có thể tự xử lý các văn bản đơn giản và lưu trữ trong kho dữ liệu của doanh nghiệp.
· Tiếp nhận các văn bản nội bộ liên quan tới nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm đơn nghỉ phép, đơn báo ốm, đơn tường trình, đơn xin nghỉ việc, đơn xin
làm thêm giờ...
· Quản lý các hoạt động nhằm duy trì văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
· Quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan tới chế độ lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
Nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giấy tờ đặt ra bài toán trong việc xây dựng hệ thống quản lý sao cho khoa học, bài bản và quan trọng là dễ dàng trích xuất, sửa đổi trong trường hợp cần thiết.
2. Quản lý hồ sơ lao động và hợp đồng nhân sự
· Soạn thảo, ký kết và theo dõi , cập nhật hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hết hạn, duy trì, ký tiếp
· Kiểm tra thời hạn hợp đồng, thực hiện tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng đúng quy định.
· Lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hệ thống, đảm bảo bảo mật thông tin.
3. Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp
Nhân viên Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý tài sản, thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm, đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra trơn tru, hỗ trợ các bộ phận khác vận hành hiệu quả. Họ cần thực hiện những công việc sau:
Tối ưu hóa việc mua sắm, phân bổ nguồn lực hợp lý để tránh lãng phí.
Theo dõi, quản lý, bàn giao, nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan
Thực hiện theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị. Trong trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận hành chính nhân sự sẽ làm đề xuất để được mua mới máy móc hoặc thiết bị đó
Thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác hàng tháng
4. Công tác lễ tiết
Tiếp đón khách hàng, khách đến công ty
Tiếp nhận một số giao dịch bằng hình thức trao đổi bằng điện thoại hoặc trực tiếp
Tổ chức các sự kiện của công ty (nếu có), các sự kiện nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp ví dụ như : tổ chức sinh nhật tháng cho CBNV, tổ chức các ngày lễ , các ngày vinh danh văn hóa của Tập đoàn, tổ chức nghỉ mát, du xuân, tiệc tất niên, ..v.v..
Mảng Nhân sự:
1. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Công tác tuyển dụng và đào tạo đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, đáp ứng các mục tiêu phát triển của công ty.
Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:
Lập kế hoạch tuyển dụng, liên hệ với các đơn vị dịch vụ để đăng tin tuyển dụng.
Tạo nguồn ứng viên, sàng lọc hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn.
Hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân sự mới, phổ biến nội quy, lấy dấu vân tay.
Xây dựng chính sách đào tạo nội bộ, nâng cao kỹ năng và phát triển nhân viên.
2. Tính Lương, Công, Thưởng, tính BHXH, các phụ cấp, Thuế TH
- Theo dõi, thống báo bảng chấm công,
- Làm danh sách lương và thưởng hàng tháng, thực hiện chi trả, thanh toán lương đúng hạn.
- Đề xuất và xây dựng cơ chế lương thưởng trình BLD
- Cập nhật thường xuyên và kịp thời những thay đổi về luật Lao động, thông tư
- Thực hiện các công việc liên quan đến BHYT, BHXH, chế độ đãi ngộ của người lao động;
Mảng Pháp Chế:
Hỗ trợ, phối hợp và theo chỉ đạo của Ban Pháp chế thực hiện các công việc của Công ty liên quan đến mảng Pháp Chế.