Chuyên Viên Hành Chính - Nhân Sự

1. Công việc hành chính:
Tiếp nhận các công văn đến, cuộc gọi đến... từ lễ tân chuyển đến phòng ban phù hợp.
Soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ.
Sao chép các dữ liệu được phép cung cấp đến các bộ phận, nhân sự theo yêu cầu cấp trên.
Chịu trách nhiệm giám sát công tác vệ sinh, nề nếp sinh hoạt của trụ sở... đảm bảo tính chuyên nghiệp của tổ chức.
Tổ chức tiếp khách (không định kỳ) tại công ty hoặc các buổi hội thảo hội nghị ngoài công ty: điều phối các phòng ban, nhân sự, thực hiện các công tác hậu cần nếu được phân công.
Quản lý các chi phí hành chính của trụ sở (công tác, điện thoại, chuyển phát, văn phòng phẩm, hàng quà tặng...) tổng hợp và báo cáo định kỳ cho cấp trên.
Phân bổ, kiểm soát, bảo dưỡng, đề xuất ngân sách với cấp trên: văn phòng phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ lao động; tiếp nhận, kiểm tra, bàn giao và phân bổ về các phòng ban.
Quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp: hồ sơ nhân sự, biên bản cuộc họp, hồ sơ, biên bản làm việc các dự án của Smartcom.
Chấm công làm việc hàng ngày, quản lý tình hình nghỉ kế hoạch và nghỉ đột xuất, chuyển kế toán tính lương tháng. Báo cáo cập nhật kịp thời CEO về chất lượng thực hiện nội quy đảm bảo giờ giấc công tác.
2. Công việc nhân sự:
2.1. Tuyển dụng:
Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng, trình CEO duyệt, đăng tin bài tuyển dụng (tại các đối tác tuyển dụng và kênh tuyển dụng của Smartcom)
Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên, lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn (tác nghiệp với các phòng ban tổ chức phỏng vấn/thi tuyển dụng)
Trình kết quả phỏng vấn cho CEO phê duyệt.
Thông báo kết quả phỏng vấn cho các ứng viên.
Tổng kết báo cáo công tác tuyển dụng.
2.2. Đào tạo:
Chịu trách nhiệm đào tạo hội nhập cho nhân viên mới:
Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới. Hướng dẫn kỹ về cam kết công việc và bảo mật thông tin cho nhân viên mới.
Hướng dẫn cách thức làm việc, tương tác phòng ban, theo dõi và chuyển giao từng phòng ban đào tạo chuyên môn sâu.
Giám sát và cập nhật báo cáo kết quả đào tạo hội nhập cho cấp trên.
2.3. Quản lý hồ sơ nhân sự và Hợp đồng lao động:
Lưu đủ hồ sơ nhân sự bao gồm bản điện tử và bản hồ sơ cứng tại công ty.
Ký Hợp đồng thử việc, báo cáo hết thời gian thử việc, thực hiện bản nhận xét thử việc. Ký hợp đồng chính thức, chuyển kế toán thực hiện đóng bảo hiểm xã hội và phúc lợi phát sinh của người lao động.
2.4. Lao động tiền lương và chế độ chính sách, quan hệ lao động:
Phối hợp CEO để xây dựng và thường xuyên rà soát cập nhật điều chỉnh, bổ sung các các qui định về chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn.
Đề nghị và trực tiếp soạn thảo, tham gia triển khai các văn bản hướng dẫn, thông báo.... liên quan đến công tác quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách.
Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương, tham mưu các chương trình, chính sách nhân sự với CEO.
Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của nhân sự trong công ty để có những giải pháp giải tỏa kịp thời những vướng mắc và báo cáo cấp trên.
Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Giám sát và lập biên bản, báo cáo cấp trên những nhân viên vi phạm nội quy, quy chế công ty.
Tham gia cùng cập nhật và hoàn thiện bộ quy trình doanh nghiệp với lãnh đạo.
2.5. Công việc các dự án đào tạo Smartcom:
Tham gia hoàn thiện bộ hồ sơ dự án đào tạo theo mẫu có sẵn (trường, doanh nghiệp) của Smartcom khi có yêu cầu.
Đại diện công ty đi đối ngoại, họp giao ban dự án khi có yêu cầu.
Thời gian làm việc: Hành chính: 5,5 ngày/ tuần (44 giờ/ tuần) (Sáng: 8h00 - 12h00, Chiều: 13h30 - 17h30) từ thứ 2 - sáng thứ 7.
Địa điểm làm việc: Trụ sở Công ty Smartcom Việt Nam, tầng 4 nhà 29T2, phố Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, Hà Nội.