Chuyên Viên Hỗ Trợ Kinh Doanh

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
Mục đích công việc:
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất đến giao hàng, hỗ trợ các dịch vụ sau bán hàng nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
- Phối hợp với các bộ phận khác (Kế hoạch sản xuất (KHSX), Sản xuất (SX), Quản lý chất lượng (QA), Vật Tư, vv...) để triển khai công việc hiệu quả.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng và yêu cầu kỹ thuật của khách hàng từ bộ phận kinh doanh.
- Kiểm tra đối chiếu các thông tin của đơn hàng (ví dụ: mã hàng, cấu trúc bao bì, độ dầy, kích thước, số lượng, đơn giá, quy cách đóng gói, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng vv...).
- Nhập và quản lý dữ liệu đơn hàng trên hệ thống ERP.
2. Quản lý mẫu và duyệt thiết kế:
- Phối hợp và theo dõi quá trình xác nhận bản vẽ, mẫu duyệt, artwork, nội dung in ấn, màu sắc và các yêu cầu kỹ thuật trước khi triển khai sản xuất.
- Trao đổi, làm việc sát sao với Kinh Doanh và các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo mọi thay đổi về thiết kế hoặc thông số kỹ thuật phải được cập nhật và xác nhận bởi khách hàng.
3. Phối hợp triển khai sản xuất và giao hàng:
- Phối hợp với các bộ phận (KHSX, QA, Thiết Kế, Vật Tư, Giao Hàng, vv...) và cập nhật thường xuyên cho bộ phận Kinh Doanh về tiến độ của từng đơn hàng cũng như vật tư tồn kho liên quan; đảm bảo tiến độ sản xuất, giao hàng thực tế bám sát tiến độ đơn hàng trên hệ thống quản lý nội bộ. Thông báo kịp thời cho bộ phận Kinh Doanh nếu có thay đổi trong tiến độ sản xuất hay kế hoạch giao hàng.
- Lập báo cáo theo dõi đơn hàng từ sản xuất cho đến giao hàng cho từng khách hàng.
- Làm việc với bộ phận Kinh Doanh và KHSX để lên dự kiến lịch đặt dự trù vật tư tiếp theo nhằm đảm bảo sự ổn định trong sản xuất và thời gian giao hàng đúng như cam kết với khách hàng.
4. Chăm sóc khách hàng:
- Hỗ trợ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng liên quan đến chất lượng, thông số sản phẩm, tiến độ giao hàng và chứng từ, vv...
- Hỗ trợ chuẩn bị nội dung cuộc họp, biên bản làm việc và danh sách các vấn đề cần theo dõi sau mỗi cuộc họp với khách hàng.
5. Các nhiệm vụ khác:
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan tới đơn hàng (ví dụ: PO, artwork, marquette, thông số kỹ thuật sds, biên bản duyệt mẫu, vv...)
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của bộ phận Kinh Doanh.
- Trả lời thông tin công việc và triển khai công việc ngoài giờ hành chính khi được yêu cầu.