Chuyên Viên Hỗ Trợ Văn Phòng

1. Hậu cần & Vận hành văn phòng
Sắp xếp và quản lý chỗ ngồi làm việc cho CBNV.
Chuẩn bị công cụ, dụng cụ và các điều kiện làm việc cần thiết cho nhân sự mới.
Quản lý và đảm bảo các dịch vụ văn phòng như cây xanh, nước uống, vệ sinh.
Thực hiện đăng ký và quản lý danh sách gửi xe cho CBNV.
Phối hợp hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hoạt động nội bộ và hoạt động văn hóa của Công ty.
2. Công tác Lễ tân
Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ và làm việc tại văn phòng.
Trực tổng đài, tiếp nhận và chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
Tiếp nhận, quản lý và thực hiện gửi/nhận thư từ, bưu phẩm, tài liệu.
Sắp xếp, kiểm tra và đảm bảo phòng họp luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
3. Điều phối với Ban Quản lý Tòa nhà
Làm việc với Ban Quản lý Tòa nhà để phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến vận hành văn phòng.
Thực hiện đăng ký hàng hóa, thiết bị ra/vào tòa nhà theo quy định.
Tiếp nhận và xử lý công thư, thông báo định kỳ từ Ban Quản lý Tòa nhà.
4. Đối soát & Thanh toán chi phí
Tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu các khoản chi phí hành chính phát sinh.
Thực hiện thủ tục thanh toán các khoản chi phí nội bộ và chi phí dịch vụ từ nhà cung cấp.
Theo dõi hồ sơ, chứng từ và tiến độ thanh toán, đảm bảo đầy đủ và đúng quy trình.