Chuyên viên hỗ trợ

I. Mục đích công việc
Vị trí Chuyên viên hỗ trợ -
Khối Tài chính và Đầu tư với mục tiêu đảm bảo công tác hành chính, hậu cần, tổng hợp báo cáo và hỗ trợ vận hành của Khối Tài chính và Đầu tư được thực hiện thông suốt, kịp thời và đúng quy trình, góp phần tạo điều kiện thuận lợi để các Phòng thuộc Khối tập trung vào hoạt động chuyên môn.
II. Nhiệm vụ chính
Hỗ trợ
Hành chính &
Công tác
Thực hiện thủ tục đặt vé máy bay, khách sạn, xe di chuyển và làm đề nghị công tác cho các phòng ban thuộc Khối.
Đặt và chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị và nước uống cho các cuộc họp.
Điều phối hậu cần công tác và hỗ trợ hoạt động hành chính hàng ngày của Khối diễn ra thông suốt.
Hỗ trợ
Tài liệu &
Tài chính
Tiếp nhận, soạn thảo, trình ký và theo dõi tiến độ hồ sơ, chứng từ nội bộ, bao gồm cả ký tay và ký số.
Tổng hợp, đối chiếu và xử lý hồ sơ hoàn ứng, đề nghị thanh toán, chứng từ quyết toán chi phí công tác, tiếp khách và taxi.
Hỗ trợ tổng hợp số liệu tài chính, chi phí cơ bản và hỗ trợ lập dự toán ngân sách hành chính hàng tháng, quý, năm của Khối
Hỗ trợ
Lịch họp &
Báo cáo
Hỗ trợ sắp xếp book phòng họp và lịch làm việc, các cuộc hẹn cho Giám đốc Khối và các Trưởng phòng.
Ghi biên bản họp và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc được giao.
Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo, tài liệu và nội dung trình bày cơ bản phục vụ các cuộc họp và báo cáo định kỳ của Khối.
Vận hành Văn phòng, Mua sắm &
Hỗ trợ khác
In ấn, photocopy tài liệu và xử lý thư từ, bưu phẩm gửi/nhận.
Theo dõi nhu cầu văn phòng phẩm, lập đề nghị mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm.
Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, văn thư (bản giấy và bản mềm) theo đúng quy định lưu trữ.
Là đầu mối tiếp nhận các thủ tục hành chính, nhân sự nội bộ và thực hiện các quy trình liên quan trên hệ thống SAP.
Phối hợp với bộ phận IT/Hành chính về việc đề xuất, bảo trì, sửa chữa và thay thế thiết bị văn phòng của Khối.
Hỗ trợ hậu cần cho các hoạt động và làm việc với nhà cung cấp khi cần thiết.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.
III. Yêu cầu ứng viên
Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp Đại học các ngành: Tài chính, Kế toán, Kinh tế, Ngân hàng, Đầu tư, Quản trị
Kinh doanh, Thương mại hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm:
Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, hỗ trợ văn phòng hoặc vị trí tương đương.
Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp lớn, có kinh nghiệm sử dụng hệ thống SAP, Outlook.
Điểm cộng: có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Tài chính, Đầu tư hoặc Năng lượng.
Kỹ năng:
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, cẩn thận, tỉ mỉ.
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các hệ thống ERP (SAP...).
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt với các phòng ban nội bộ và nhà cung cấp.
Chủ động, trách nhiệm, có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc dưới áp lực cao.
Trung thực, chính trực và bảo mật thông tin.
Có kiến thức cơ bản về báo cáo tài chính, lập ngân sách là một lợi thế.
Có khả năng sử dụng tiếng Anh cơ bản trong công việc là một lợi thế.
IV. Quyền lợi
Gia nhập VinEnergo
✓
Tự hào là thành viên của Tập đoàn Vingroup - một trong những tập đoàn kinh tế tư nhân hàng đầu châu Á.
✓
Hưởng nhiều đặc quyền ưu đãi khi mua sắm sản phẩm và dịch vụ trong hệ sinh thái Vingroup (VinFast, Vinschool, Vinpearl, VinUni, Vinhomes...).
✓
Thu nhập cạnh tranh, bao gồm lương tháng 13, thưởng hiệu suất và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của Vingroup.
✓
Chế độ bảo hiểm sức khỏe chất lượng cao dành cho nhân viên.
✓ Được đào tạo, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng quản lý bởi các chuyên gia hàng đầu trong nước và quốc tế.
✓
Môi trường làm việc an toàn, hiện đại, văn minh và chuyên nghiệp với nhiều cơ hội phát triển bản thân.