Chuyên Viên Mua Hàng

I. Tiếp nhận & đánh giá yêu cầu mua hàng:
- Tiếp nhận Purchase Request (PR) từ các phòng ban (IT, Marketing, Hành chính, Kinh doanh...).
- Rà soát và phân tích tính hợp lý của yêu cầu về chủng loại, số lượng, định mức, thời gian và ngân sách.
- Đánh giá mức độ cần thiết, mục tiêu sử dụng và tính khả thi của yêu cầu.
- Phối hợp với phòng yêu cầu để làm rõ, điều chỉnh hoặc đề xuất giải pháp thay thế phù hợp hơn (ví dụ: thay đổi gói dịch vụ, sản phẩm tương đương, hoặc phương án tiết kiệm ngân sách).
II. Tìm kiếm & lựa chọn nhà cung cấp:
- Tìm kiếm, cập nhật danh sách vendor/supplier tiềm năng; đánh giá năng lực, uy tín và mức giá thị trường.
- Gửi yêu cầu báo giá, so sánh và thương lượng điều khoản nhằm tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ.
- Đề xuất phương án mua hàng, lựa chọn vendor và trình phê duyệt theo quy trình nội bộ.
III. Theo dõi & hoàn tất đơn hàng
- Lập Purchase Order (PO), theo dõi tiến độ giao hàng và phối hợp nghiệm thu.
- Làm việc với các bên liên quan để xử lý phát sinh: chậm tiến độ, sai quy cách, thay đổi yêu cầu...
- Đảm bảo đầy đủ chứng từ, hợp đồng, hóa đơn và phối hợp kế toán trong thanh toán.
IV. Báo cáo & cải tiến
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả sau mua, tổng hợp báo cáo chi phí, tần suất mua, hiệu quả thương lượng.
- Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng, tối ưu danh mục vendor, tăng hiệu quả ngân sách.
- Lưu trữ, cập nhật dữ liệu nhà cung cấp và lịch sử đơn hàng phục vụ cho các kế hoạch mua tiếp theo.