CHUYÊN VIÊN MUA SẮM - ĐẤU THẦU

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
I. THÔNG TIN CHUNG
Chức danh: Chuyên viên Mua sắm - Đấu thầu
Đơn vị: Ban Mua sắm - Đấu thầu
Quan hệ công tác: Các Ban quản lý dự án, Các Ban chuyên môn thuộc Công ty SJG và các Đơn vị thành viên.
II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Tổ chức và thực hiện các hoạt động Mua sắm - Đấu thầu lựa chọn nhà thầu: Thi công xây lắp, Mua sắm và cung cấp hàng hóa, Khai thác khoáng sản, Thí nghiệm nguyên vật liệu, Tư vấn xây dựng, Cung cấp dịch vụ. Lựa chọn nhà thầu theo kế hoạch và quy định của Công ty; bảo đảm tính cạnh tranh, minh bạch, hiệu quả kinh tế, tiến độ và chất lượng. Kiểm soát hồ sơ, quy trình và các rủi ro trong hoạt động mua sắm - đấu thầu, góp phần tối ưu hóa chi phí đầu tư và chi phí hoạt động của Công ty.
III. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Lập kế hoạch mua sắm và lựa chọn nhà thầu
Tiếp nhận, rà soát nhu cầu mua sắm từ các đơn vị/Ban chuyên môn; kiểm tra sự phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư và ngân sách được duyệt.
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và tiến độ thực hiện các gói thầu.
Phân tích thị trường, khảo sát giá, thu thập thông tin nhà cung cấp, nhà thầu và đánh giá sơ bộ năng lực nhà thầu.
Đề xuất hình thức, phương thức mua sắm và lựa chọn nhà thầu phù hợp với quy định pháp luật, nguồn vốn và quy định nội bộ.
2. Tổ chức thực hiện mua sắm - đấu thầu
Lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, yêu cầu báo giá và các tài liệu mua sắm theo phân công.
Tổ chức phát hành hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất hoặc báo giá; quản lý thông tin và bảo đảm tính bảo mật.
Phối hợp tổ chức mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và đánh giá năng lực nhà cung cấp, nhà thầu theo tiêu chí đã được phê duyệt.
Tổng hợp, phân tích và so sánh các phương án về giá, kỹ thuật, tiến độ, điều kiện thương mại, bảo hành và các nội dung có liên quan.
Lập báo cáo đánh giá, báo cáo so sánh, tờ trình lựa chọn nhà thầu/nhà cung cấp và trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Thực hiện các công việc liên quan đến thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và đàm phán thương mại theo phạm vi được giao.
3. Quản lý hợp đồng
Phối hợp với các Ban chuyên môn, pháp chế và tài chính rà soát dự thảo hợp đồng trước khi trình ký.
Kiểm tra tính thống nhất giữa hợp đồng, hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất, biên bản thương thảo và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
Kiểm tra các điều khoản về giá, phạm vi công việc, tiến độ, thanh toán, tạm ứng, bảo lãnh, bảo hành, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, nghiệm thu và chấm dứt hợp đồng.
Theo dõi việc thực hiện các điều kiện hợp đồng liên quan đến mua sắm; phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh, thay đổi phạm vi, gia hạn tiến độ và điều chỉnh giá theo thẩm quyền.
4. Kiểm soát tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ
Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật về đấu thầu, xây dựng, thương mại, dân sự và các quy định có liên quan trong phạm vi công việc.
Thực hiện đúng quy định MSĐT, quy trình lựa chọn nhà thầu, phân cấp thẩm quyền và quy định quản lý hợp đồng của Công ty.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và nhất quán của hồ sơ; phát hiện, cảnh báo các sai sót, rủi ro pháp lý, rủi ro về chi phí và tiến độ.
Báo cáo kịp thời các dấu hiệu thông thầu, xung đột lợi ích, gian lận, thông tin không trung thực hoặc vi phạm quy trình.
Lưu trữ hồ sơ mua sắm - đấu thầu theo quy định và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra khi được yêu cầu.
5. Quản lý dữ liệu và báo cáo
Xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, nhà thầu, giá hàng hóa, vật tư, thiết bị và dịch vụ.
Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm, tỷ lệ tiết kiệm, tiến độ lựa chọn nhà thầu và các vướng mắc phát sinh.
Lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Ban.
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và phương pháp đánh giá nhằm nâng cao hiệu quả MSĐT.