Mô tả Công việc
MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Bộ phận: Hành chính - Nhân sự | Quản lý trực tiếp: Tổng Giám đốc
Phạm vi: Khối văn phòng, thị trường và nhà máy theo danh mục được giao.
Quy mô: 500
Đảm bảo tính lương, thưởng, phúc lợi, BHXH và thuế TNCN chính xác, đúng hạn; hồ sơ lao động và các thủ tục đăng ký/thông báo/ báo cáo tuân thủ tuyệt đối theo quy định của pháp luật; chủ động nhận diện rủi ro C&B và đề xuất giải pháp phòng ngừa, xử lý phù hợp.
NHIỆM VỤ CHÍNH
Lương, thưởng, phúc lợi và chi phí nhân sự
Lương:
- Tổng hợp, kiểm tra dữ liệu chấm công, làm thêm giờ, nghỉ phép, tăng/giảm nhân sự, thay đổi lương và các khoản điều chỉnh.
- Tính lương, thưởng, phụ cấp, OT, khấu trừ, truy thu/truy lĩnh và quyết toán cuối kỳ cho toàn bộ
nhân viên văn phòng chính.
- Đảm bảo bảng lương chính xác, đúng lịch chi trả và được đối chiếu với Kế toán trước khi thanh toán.
Bảo hiểm xã hội:
- Thực hiện thủ tục tăng/giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN phù hợp với quy định của pháp luật.
- Rà soát đối chiếu số liệu BH phải nộp hàng tháng và nộp đúng thời hạn tuân thủ theo quy trình phê duyệt thanh toán của Công ty.
- Theo dõi, chốt sổ và xử lý các chế độ: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ việc.
- Làm việc với cơ quan BHXH và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Thuế thu nhập cá nhân:
- Cập nhật các thay đổi của luật thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn.
- Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu khấu trừ thuế TNCN hàng tháng.
- Thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định sau khi đã đối soát với kế toán và được phê duyệt.
- Xuất biên lai khấu trừ thuế (nếu cần) và quyết toán thuế TNCN hàng năm.
- Hướng dẫn nhân viên đăng ký người phụ thuộc, ủy quyền quyết toán và giải đáp thắc mắc thuế.
Phúc lợi và chính sách khác:
- Vận hành các chế độ phúc lợi (nếu có) bao gồm nhưng không giới hạn tiền ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, công đoàn, chăm sóc sức khỏe, thưởng sản lượng, các phúc lợi đặc thù sản xuất.
- Theo dõi việc áp dụng chính sách lương thưởng phúc lợi tại nhà máy
- Hỗ trợ rà soát, cập nhật quy định nội bộ liên quan đến chế độ công tác phí.
Quản trị rủi ro:
- Chủ động rà soát hợp đồng lao động, dữ liệu lương, chấm công, BHXH, thuế để phát hiện sai lệch, bất thường hoặc rủi ro tuân thủ.
- Cảnh báo sớm các rủi ro về chi phí nhân sự, sai sót tính toán, trễ hạn kê khai, tranh chấp lao động hoặc sai khác chính sách.
- Đề xuất hướng xử lý, phương án phòng ngừa và cải tiến quy trình C&B.
- Lưu trữ căn cứ, hồ sơ và bằng chứng kiểm soát đầy đủ để phục vụ kiểm toán, thanh tra.
- Lập báo cáo tuân thủ; đề xuất cải tiến và số hóa (nếu cần).
- Quản lý, bảo mật hồ sơ và dữ liệu nhân sự;
Báo cáo và phân tích:
- Lập báo cáo lương, chi phí nhân sự, headcount, OT, nghỉ phép, BHXH, thuế TNCN và các báo cáo theo yêu cầu.
- Phân tích biến động chi phí nhân sự và cung cấp dữ liệu phục vụ ra quyết định của Ban lãnh đạo.
- Chuẩn bị số liệu, hồ sơ phục vụ
kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập và cơ quan quản lý hoặc khi có yêu cầu từ Ban lãnh đạo
- Chuẩn bị báo cáo lao động, hồ sơ đối thoại, thanh tra và audit BRC, BSCI, khách hàng; theo dõi khắc phục điểm chưa phù hợp.
Pháp lý và quan hệ lao động:
- Cập nhật, theo dõi và diễn giải các quy định pháp luật mới liên quan đến hợp đồng lao động, người lao động, BHXH, thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn liên quan.
- Tư vấn cho Ban lãnh đạo,
Trưởng phòng Nhân sự, quản lý trực tiếp và nhân viên về loại hợp đồng, thời hạn, điều khoản, quy trình ký kết, gia hạn, thay đổi, chấm dứt hợp đồng và các thủ tục pháp lý liên quan.
- Soạn thảo, rà soát và chuẩn hóa biểu mẫu hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự, biên bản họp, thông báo và các văn bản liên quan theo quy định pháp luật.
- Hướng dẫn các bộ phận thực hiện đúng thủ tục ký kết, quản lý, lưu trữ và chấm dứt hợp đồng lao động.
- Kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ hợp đồng và cảnh báo sớm các rủi ro pháp lý, tranh chấp lao động có thể phát sinh.
- Phối hợp với công đoàn, cơ quan quản lý nhà nước hoặc đơn vị tư vấn pháp lý để xử lý các trường hợp phức tạp.
- Cập nhật chính sách, quy trình nội bộ về hợp đồng lao động khi có thay đổi pháp luật hoặc yêu cầu quản trị của công ty.
Hỗ trợ và phối hợp:
- Phối hợp tuyển dụng, đào tạo, hành chính và HCNS nhà máy về tiếp nhận, thay đổi thông tin, nghỉ việc và chế độ liên quan.
- Giải đáp thắc mắc về lương, thưởng, phụ cấp, BHXH, thuế TNCN và phúc lợi.
- Xử lý khiếu nại, yêu cầu điều chỉnh liên quan đến thu nhập và phúc lợi trong thời hạn hợp lý.
- Phối hợp với bộ phận liên quan để cập nhật thông tin và xử lý các trường hợp đặc biệt