Mô tả Công việc
Đây là đầu mối
quản lý vận hành hành chính - hậu cần - tuân thủ trong phạm vi HR Team, chịu trách nhiệm đảm bảo các hoạt động nội bộ diễn ra thông suốt, hồ sơ pháp lý đầy đủ, tổ chức và hỗ trợ triển khai các chương trình, hoạt động nội bộ tại nhà máy, đồng thời luôn sẵn sàng cho các đợt thanh tra, audit và kiểm tra của cơ quan nhà nước.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Tổ chức sự kiện & các chương trình công ty/ Company Events & Programs
Tổ chức và điều phối các sự kiện, chương trình nội bộ nhằm hỗ trợ hoạt động và gắn kết người lao động.
Organize and coordinate company events and internal programs to support operations and employee engagement.
2. Quản lý các chương trình đào tạo bắt buộc / Mandatory Training Management
Lập và quản lý các chương trình đào tạo bắt buộc về an toàn, PCCC và sơ cấp cứu.
Plan and manage mandatory training programs on safety, fire prevention, and first aid.
3. Quản lý dịch vụ nội bộ & nhà cung cấp (HR Vendors) / Internal Services & Vendor Management
Theo dõi hợp đồng, chất lượng dịch vụ và việc tuân thủ của các nhà cung cấp thuộc phạm vi HR.
Monitor contracts, service quality compliance of HR-related vendors.
4. Quản lý tài sản & văn phòng phẩm / Asset & Stationery Management
Quản lý, kiểm soát và đề xuất mua sắm tài sản hành chính và văn phòng phẩm theo định mức.
Manage, control, and propose procurement of administrative assets and office stationery according to standards.
5. Hành chính - hậu cần nội bộ (HR Operation mạnh) / Internal Administration & Logistics
Tổ chức và đảm bảo hậu cần cho các hoạt động nội bộ, họp, đào tạo và tiếp đoàn kiểm tra.
Organize and ensure logistics for internal operations, meetings, trainings, and inspection visits.
6. Làm việc với cơ quan ban ngành nhà nước / Liaison with Government Authorities
Là đầu mối HR làm việc với các cơ quan chức năng trong các vấn đề hành chính, an toàn, môi trường và pháp lý.
Act as the HR focal point liaising with government authorities on administrative, safety, environmental, and legal matters.
7. Phụ trách hồ sơ môi trường & nước thải / Environmental & Wastewater Compliance
Quản lý hồ sơ môi trường, nước thải và chất thải nguy hại, sẵn sàng cho thanh tra, kiểm tra.
Manage environmental, wastewater, and hazardous waste documentation, ensuring audit and inspection readiness.
8. Phụ trách hồ sơ PCCC / Fire Prevention & Fighting (PCCC) Compliance
Quản lý hồ sơ PCCC và phối hợp triển khai kiểm định, đào tạo, diễn tập theo quy định pháp luật.
Manage fire safety documentation and coordinate inspections, training, and drills in compliance with regulations.
9. Quản lý phương tiện & tài xế / Vehicle & Driver Management
Quản lý, điều phối phương tiện và tài xế phục vụ hoạt động công ty, đảm bảo hồ sơ và chi phí liên quan đầy đủ, chính xác.
Manage and coordinate vehicles and drivers to support company operations, ensuring proper documentation and cost control.
10. Quản lý cơ sở vật chất & công cụ dụng cụ / Facilities & Work Equipment Management
Giám sát tình trạng cơ sở vật chất và công cụ làm việc, tổ chức bảo trì, sửa chữa và kiểm kê định kỳ.
Supervise facilities and work equipment conditions, managing maintenance, repairs, and periodic inventories.
11. Công việc khác / Other Tasks
Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của Giám sát hành chánh/ HR Manager/Ban Giám đốc.
Perform other duties as assigned by the Admin Supervisor / HR Manager / Board of Directors.
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học các ngành liên quan:
Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính hoặc các ngành tương đương. / Graduated from College or University in relevant fields such as Human Resources Management, Business Administration, Law, Administration, or other equivalent majors.
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm HR nhà máy (Ưu tiên lĩnh vực đào tạo, gắn kết hoặc vận hành) / Minimum 2 years of HR experience in a manufacturing/factory environment, preferably in Training & Development, Employee Engagement or HR Operations.
Thành thạo Excel trong việc theo dõi chi phí,
quản lý dữ liệu và lập báo cáo / Proficient in Excel for cost tracking, data management, and report preparation.
Giao tiếp tốt, phối hợp hiệu quả với các phòng ban và nhà cung cấp / Good communication skills with strong cross‐department and vendor coordination.
Khả năng xử lý tình huống nhanh, chủ động và linh hoạt trong công việc vận hành / Strong ability to respond promptly, proactively, and flexibly to operational situations.
Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản trong công việc. / Basic English communication skills for daily work.
Trung thực, trách nhiệm và chủ động trong công việc. / Integrity, responsibility, and proactiveness.
Năng động, hướng đến sự gắn kết nội bộ và cải tiến liên tục. / Energetic, engagement‐oriented, and committed to continuous improvement.