Chuyên Viên Nhân Sự

1. Chấm công, kiểm soát giờ làm viêc (in-out), tính lương:
- Làm thủ tục tiếp nhận nhân viên mới, giới thiệu và hướng dẫn nhân viên mới, trình diện Ban giám đốc Công ty (nếu có) trong ngày đầu hội nhập vào môi trường làm việc.
- Lấy mẫu vân tay và cấp mã số nhân viên (ID) vào ngày nhận việc.
- Cập nhật ngày công - tải dữ liệu chấm công hàng ngày theo từng đợt sau đó tổng hợp ngày công, mức lương của nhân viên đồng thời kiểm tra đối chiếu lịch làm việc, phiếu đề xuất tăng ca, dữ liệu giờ vào- giờ ra của nhân viên trong từng bộ phận sau đó chuyển cho kế toán tính lương.
- Tính Service Charge, Bonus cho CBNV công ty.
- Thực hiện các công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho CBNV công ty.
- Theo dõi ngày OFF đã nghỉ, OFF chưa nghỉ trong tháng, theo dõi giờ OT, trả bù OT theo quy định.
- Theo dõi và quản lý phép năm (đã nghỉ, chưa nghỉ) của NLĐ trong Công ty, thực hiện quy định chế độ phép năm;
- Thực hiện 1 số công việc khi cấp trên giao cho trong phạm vi lao động -tiền lương và các chế độ, phúc lợi khác có liên quan đến NLĐ theo quy định;
2. Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự trong Công ty:
- Phổ biến các chính sách, quyền lợi, các quy định, sổ tay nhân viên của Công ty cho nhân viên mới, hướng dẫn mở tài khoản chuyển lương.
- Cập nhật thông tin nhân sự theo biễu mẫu quy định, báo cáo tình hình sử dụng nhân sự tại các bộ phận hàng tháng, báo cáo tình hình biến động nhân sự (tuyển dụng- nghỉ việc) trong tháng theo danh sách và số liệu đã quy ước.
- Cập nhật và theo dõi diễn biến lương (mức lương) của NLĐ hàng tháng và theo quy định. Theo dõi thời gian làm việc liên tục hoặc gián đoạn NLĐ để làm cơ sở tính thời gian công tác phục vụ cho việc xét thưởng tết, phân loại lao động Full time/Part time, phân loại lao động theo chính sách Bonus,...
- Cập nhật hồ sơ NLĐ khi mới vào làm. Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý của NLĐ theo từng bộ phận theo quy định và danh mục hồ cá nhân. Gửi danh sách NLĐ mới vào làm cho cấp quản lý bộ phận để nhận xét đánh giá (trước khi hết thời gian thử việc là 7 ngày). Tiếp nhận các phiếu sau khi có cấp quản lý bộ phận nhận xét đánh giá và kiểm tra, trình cấp trên.
- Cập nhật thường xuyên Sơ đồ tổ chức theo chức năng từng bộ phận.
- Lập danh sách thưởng - tặng quà, thăm hỏi các chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty cho CBNV
3. Quản lý nghỉ việc:
- Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc của NLĐ, chuyển đến cấp trên. Nhận đơn nghỉ việc đã được duyệt, cập nhật vào bảng chấm công. Liên hệ cấp quản lý để yêu cầu gửi biên bản bàn giao tài sản, đồng phục của NLĐ nghỉ việc, nợ OFF, giờ OT... trước khi làm thủ tục tính lương.
- Thông báo cho nhân viên nghỉ việc về thời gian nhận lương, hình thức nhận lương nghỉ việc (tiền mặt, chuyển khoản...).
4. Phụ trách BHXH-YT- TN, chế độ chính sách, pháp luật lao động
- Cập nhật, phân tích và tham mưu cho cấp trên các văn bản pháp luật có liên quan bao gồm: Luật Lao động, BHXH, BHYT, Luật thuế TNCN và các văn bản dưới Luật để vận dụng phù hợp tại Công ty.
- Tham gia xây dựng/ điều chỉnh hệ thống thang lương, bảng lương, bảng nội quy lao động, an toàn - vệ sinh lao động, thỏa ước lao động tập thể và đi đăng ký với cơ quan lao động theo yêu cầu. Phối hợp với cấp trên trong việc xây dựng chính sách chế độ cho NLĐ theo luật định và quy định của Công ty;
- Thống kê, theo dõi HĐLĐ, lập HĐLĐ và tiến hành ký kết với NLĐ khi phát sinh tăng, làm thủ tục chấm dứt NLĐ khi phát sinh giảm theo quy định;
- Lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN và tiến hành thực hiện theo thủ tục, quy trình công việc. Chủ động thực hiện việc lập báo cáo tháng/quý/năm và nộp cho cơ quan BHXH, quyết toán BHXH theo yêu cầu của cơ quan BHXH;
- Chủ động thực hiện công việc khai trình LĐ, tăng/giảm LĐ theo yêu cầu của cơ quan lao động, cơ quan BHXH.
- Triển khai và hướng dẫn chi tiết cho NLĐ (đã tham gia BHXH) về thủ tục, điều kiện, trình tự giải quyết, thực hiện các chính sách chế độ liên quan đến NLĐ như: ốm đau, chế độ dưỡng sức, thai sản, tai nạn lao động,...và hướng dẫn NLĐ về thủ tục, hồ sơ đủ điều kiện được hưởng các chế độ mỗi khi phát sinh;
- Quản lý sổ BHXH của NLĐ, ghi sổ và đi kết sổ mỗi khi phát sinh, thống kê theo dõi quá trình tham gia BHXH của NLĐ. Trả sổ BHXH cho NLĐ (nghỉ việc) theo thời hạn quy định;
- Thực hiện lập danh sách & quỹ lương trích nộp BHXH-YT-TN hàng tháng của CBNV gửi cho Ban giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng HC-NS vào ngày 18 hàng tháng. Để Kế toán lập phiếu chi chuyển khoản cho cơ quan BHXH Quận 1 vào ngày 20 hàng tháng.
- Cập nhật file tổng hợp lương BHXH của CBNV hàng tháng và lương BHXH cá nhân của NLĐ hàng tháng/năm cung cấp cho Kế toán thuế vào ngày 10 tháng 01 của năm kế tiếp (theo file mẫu)
- Cập nhật khoản chi trợ cấp chế độ (ốm đau, thai sản, dưỡng sức,...) đã được BHXH duyệt thanh toán hàng tháng và hàng quý.
- Hướng dẫn cho NLĐ viết tờ khai thuế thu nhập cá nhân (nếu có), tờ khai cấp sổ BHXH, và thủ tục quy trình mỗi khi phát sinh;
- Chịu trách nhiệm quản lý lao động trong Công ty bằng cách thiết lập các biểu mẫu và trình cấp trên trước khi thực hiện;
- Trực tiếp đi liên hệ với các cơ quan nhà nước về Lao động, BHXH.
- Thực hiện chế độ báo cáo, nội dung báo cáo theo yêu cầu của cơ quan Lao động, BHXH (nếu có);
- Thực hiện Quỹ lương chiết tính đóng kinh phí - đoàn phí Công đoàn hàng quý theo quy định.