Chuyên viên Quản lý dự án

Mô tả Công việc
1. Quản lý dự án được phân công
Tham gia khởi tạo dự án: đề xuất cơ cấu tổ chức dự án, vai trò - trách nhiệm các bên (RACI) và quy tắc quản trị; chuẩn bị hồ sơ trình phê duyệt (quyết định thành lập Ban dự án, đề xuất/proposal, tờ trình chủ trương).
Chủ trì hoặc tham gia xây dựng kế hoạch tổng thể (Master Plan), phân rã công việc, xác định các mốc (milestone) và sản phẩm bàn giao của dự án.
Theo dõi, kiểm soát tiến độ, chất lượng sản phẩm bàn giao, ngân sách và rủi ro của dự án; chủ động phát hiện sớm sai lệch, đề xuất giải pháp và phương án xử lý.
Quản lý vấn đề phát sinh, yêu cầu thay đổi và nhật ký quyết định; bảo đảm mọi chỉ đạo của lãnh đạo được ghi nhận, giao việc và theo dõi đến khi hoàn thành.
Tổ chức, điều hành các cuộc họp dự án (kick-off, họp định kỳ, họp Ban chỉ đạo); lập biên bản và theo dõi các hành động sau họp.
Tổ chức nghiệm thu, đóng dự án, đánh giá kết quả và tổng kết bài học kinh nghiệm.
2. Điều phối liên đơn vị và quản lý các bên liên quan
Là đầu mối kết nối, điều phối giữa lãnh đạo, Ban dự án, các Center, khối chức năng (Service), công ty thành viên, đối tác và đơn vị tư vấn trong suốt vòng đời dự án.
Phối hợp các đơn vị thống nhất phạm vi, nguồn lực, trách nhiệm và thời hạn; tháo gỡ vướng mắc, xử lý xung đột ưu tiên giữa các đơn vị; báo cáo lên đúng cấp thẩm quyền khi vượt phạm vi xử lý.
Làm việc trực tiếp với đối tác, đơn vị tư vấn trong và ngoài nước: theo dõi cam kết, sản phẩm bàn giao; điều phối việc thu thập thông tin, dữ liệu từ các đơn vị.
Thiết lập và duy trì cơ chế trao đổi thông tin (đầu mối, kênh liên lạc, nhịp họp) giữa các bên để dự án vận hành liền mạch.
3. Báo cáo và quản trị danh mục dự án
Lập báo cáo tình trạng dự án định kỳ và đột xuất cho Ban chỉ đạo, Chủ tịch HĐQT, Ban Tổng Giám đốc theo quy tắc quản trị dự án; báo cáo ngắn gọn, trực quan, nêu rõ vấn đề và nội dung cần quyết định.
Cập nhật danh mục dự án, công cụ theo dõi tiến độ và bảng theo dõi hiệu suất dự án (Project Dashboard) của Phòng.
Tham gia xây dựng và vận hành cơ chế quản trị danh mục dự án (Project Portfolio Governance) theo ngành dọc Holding - Center: rà soát, phân loại, phân cấp dự án; cơ chế báo cáo và kiểm soát.
Tham gia xây dựng, chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu, template quản lý dự án; hướng dẫn, hỗ trợ PMO/đầu mối dự án tại các Center áp dụng thống nhất.
4. Quản lý tri thức và cải tiến
Quản lý hồ sơ, tài liệu dự án trên hệ thống lưu trữ (SharePoint); cập nhật kho tri thức và bài học kinh nghiệm.
Tham gia truyền thông dự án, truyền thông chuyển đổi, bản tin PMO; thúc đẩy văn hóa quản trị theo dự án và kỷ luật lập kế hoạch trong toàn Tập đoàn.
Đề xuất cải tiến phương pháp, công cụ quản lý dự án (bao gồm ứng dụng công cụ số) để nâng cao hiệu quả triển khai.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng.