Chuyên Viên Quản Lý Hồ Sơ Pháp Lý & Pháp Nhân

1. Quản lý hồ sơ pháp lý và pháp nhân công ty
Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ pháp lý của công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh.
Theo dõi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, địa điểm kinh doanh và các giấy phép liên quan.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và thời hạn hiệu lực của các hồ sơ, giấy phép.
Phối hợp thực hiện các thủ tục đăng ký mới, thay đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin pháp lý của công ty và các đơn vị trực thuộc.
Chủ động đề xuất việc cập nhật, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu hoạt động thực tế.
2. Quản lý hồ sơ, chứng từ và tài liệu
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ, văn bản pháp lý của công ty.
Quản lý hồ sơ hợp đồng, văn bản ủy quyền, quyết định, biên bản và các tài liệu pháp lý liên quan.
Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ khoa học, dễ tra cứu, bảo mật và hạn chế thất lạc.
Thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hồ sơ và theo dõi việc bàn giao, mượn, trả tài liệu.
Đảm bảo cung cấp hồ sơ, chứng từ chính xác, kịp thời khi các phòng ban hoặc Ban Giám đốc có yêu cầu.
3. Kiểm soát và thực hiện thủ tục hành chính pháp lý
Theo dõi các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động pháp lý của công ty.
Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu, công văn và tài liệu phục vụ thủ tục đăng ký, điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép.
Phối hợp làm việc với cơ quan nhà nước, đơn vị tư vấn pháp lý và các bên liên quan theo phân công.
Cập nhật các quy định pháp luật có liên quan trực tiếp đến hoạt động, hồ sơ và giấy phép của doanh nghiệp.
Cảnh báo kịp thời các hồ sơ thiếu, không còn hiệu lực hoặc có nguy cơ không đáp ứng yêu cầu pháp lý.
4. Phối hợp và báo cáo
Hỗ trợ các phòng ban, chi nhánh trong việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ pháp lý.
Phối hợp với bộ phận Kế toán, Nhân sự, Kinh doanh và các đơn vị liên quan trong việc đối chiếu, cung cấp hồ sơ, chứng từ.
Định kỳ báo cáo tình trạng hồ sơ pháp nhân, giấy phép và các công việc pháp lý đang xử lý.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý phù hợp với chuyên môn.