Chuyên Viên Quản Trị Tri Thức Giải Pháp

Công ty TNHH Khoa học và Kỹ thuật REECO là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ hiện đại, được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa sản phẩm, dịch vụ và tri thức chuyên sâu.
Chúng tôi tự hào là Đơn vị được chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015 và Quản lý An toàn sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001:2018, được công nhận bởi Công ty kiểm định và chứng nhận hàng đầu thế giới SGS, chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
NHIỆM VỤ:
Quản trị thư viện tài liệu giải pháp
Quản lý, sắp xếp và cập nhật thư viện tài liệu giải pháp của Phòng Giải pháp.
Phân loại tài liệu theo nhóm giải pháp, lĩnh vực ứng dụng, hãng sản xuất, loại thiết bị, loại đầu ra và mục đích sử dụng.
Chuẩn hóa tên file, cấu trúc thư mục, mã tài liệu, trạng thái tài liệu và phiên bản tài liệu.
Theo dõi tình trạng tài liệu: tài liệu mới, tài liệu đang cập nhật, tài liệu đã chuẩn hóa, tài liệu hết hiệu lực hoặc cần rà soát lại.
Đảm bảo tài liệu được lưu trữ đúng vị trí, đúng version và dễ dàng truy xuất khi cần sử dụng.
Chuẩn hóa format, metadata và version tài liệu
Chuẩn hóa format các tài liệu kỹ thuật, proposal, solution package, FAQ, bảng so sánh kỹ thuật, BOM mẫu, mô tả sản phẩm và tài liệu tham khảo.
Cập nhật metadata cho tài liệu, bao gồm: tên giải pháp, nhóm lĩnh vực, hãng, model, ứng dụng, từ khóa, người phụ trách, ngày cập nhật, phiên bản và tình trạng sử dụng.
Theo dõi lịch rà soát, cập nhật định kỳ đối với các tài liệu có giá trị dùng lại.
Phối hợp với Trưởng nhóm Giải pháp và Kỹ sư Giải pháp để xác nhận nội dung trước khi đưa tài liệu vào kho dùng chung.
Kiểm tra lỗi hình thức, lỗi format, lỗi trình bày và tính đầy đủ của thông tin trước khi lưu trữ/phát hành nội bộ.
Hỗ trợ chuẩn hóa tài liệu kỹ thuật và solution package
Hỗ trợ tổng hợp tài liệu từ các Kỹ sư Giải pháp để hình thành tài liệu chuẩn dùng chung.
Hỗ trợ biên tập, trình bày và chuẩn hóa các bộ tài liệu như: Solution concept, Technical proposal text, Compliance matrix, BOM kỹ thuật mẫu, Bảng so sánh kỹ thuật, FAQ kỹ thuật, Mô tả giải pháp, Nội dung input cho Smart Website.
Hỗ trợ chuyển hóa các tài liệu từ dự án, báo giá, proposal hoặc trao đổi kỹ thuật thành tài sản tri thức có thể tái sử dụng.
Theo dõi các tài liệu cần bổ sung, cần cập nhật hoặc cần phát triển mới theo từng nhóm giải pháp.
Điều phối dữ liệu cho Smart Website và kho tri thức
Phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin, Marketing và các nhóm Giải pháp để chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho Smart Website.
Chuẩn hóa nội dung kỹ thuật trước khi đưa lên hệ thống, bao gồm mô tả giải pháp, mô tả ứng dụng, thông tin thiết bị, hình ảnh, tài liệu tham khảo và từ khóa tìm kiếm.
Kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất và dễ truy xuất của dữ liệu sau khi được cập nhật lên hệ thống.
Theo dõi danh sách nội dung đã hoàn thành, đang xử lý, cần bổ sung hoặc cần review lại.
Hỗ trợ duy trì kho tri thức kỹ thuật nội bộ phục vụ hoạt động presales, tư vấn giải pháp, đào tạo nội bộ và phát triển nội dung thị trường.
Theo dõi task và báo cáo dashboard
Theo dõi và cập nhật danh sách task của Phòng Giải pháp, bao gồm: người yêu cầu, khách hàng/dự án, nhóm giải pháp, loại yêu cầu, đầu ra cần, người phụ trách, deadline và trạng thái xử lý.
Theo dõi tiến độ, deadline, workload, task quá hạn, task tạm dừng và các task cần bổ sung thông tin hoặc cần review.
Phối hợp với Trưởng phòng, Trưởng bộ phận Điều phối và Trưởng nhóm để cập nhật tình trạng xử lý, nhận diện điểm nghẽn và hỗ trợ điều phối công việc.
Tổng hợp số liệu dashboard định kỳ về số lượng task, tỷ lệ đúng hạn, task quá hạn, workload theo nhân sự và workload theo nhóm giải pháp.
Lập báo cáo tuần/tháng về tình hình xử lý task, tải việc và các vấn đề cần hỗ trợ xử lý.
Phối hợp nội bộ và hỗ trợ vận hành Phòng Giải pháp
Phối hợp với Trưởng phòng, Trưởng nhóm và Kỹ sư Giải pháp để thu thập, kiểm tra và cập nhật tài liệu kỹ thuật.
Phối hợp với Sales, Marketing, IT và DVKT khi cần chuẩn hóa tài liệu liên quan đến proposal, website, hồ sơ kỹ thuật hoặc tài liệu dùng chung.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp, đào tạo nội bộ, review solution package hoặc rà soát kho tri thức.
Ghi nhận các vướng mắc trong quá trình quản trị tài liệu và đề xuất cải tiến cách lưu trữ, tìm kiếm, đặt tên, phân loại và tái sử dụng tài liệu.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.