Chuyên Viên Thu Mua

A. Tiếp nhận và xử lý nhu cầu mua hàng
Tiếp nhận đề nghị mua hàng từ các bộ phận/cơ sở theo đúng quy trình.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của yêu cầu mua hàng: chủng loại, quy cách, số lượng, thời gian cần hàng, ngân sách...
Tổng hợp nhu cầu mua hàng theo ngày/tuần/tháng và theo từng cơ sở.
B. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm, khảo sát và xây dựng danh sách nhà cung cấp phù hợp với từng nhóm hàng hóa/dịch vụ.
Thu thập và so sánh báo giá từ các nhà cung cấp.
Đàm phán và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá, chất lượng, nguồn gốc, năng lực cung ứng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và dịch vụ sau bán hàng.
Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp thay thế đối với các mặt hàng có rủi ro về nguồn cung hoặc giá.
C. Đàm phán và mua hàng
Thực hiện đặt hàng theo phê duyệt và quy trình mua sắm của Công ty.
Theo dõi tình trạng đơn hàng từ khi đặt mua đến khi hàng được giao và nghiệm thu.
Đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng thời điểm phục vụ các chương trình, tiệc và hoạt động vận hành.
Phối hợp xử lý các trường hợp giao thiếu, giao sai, hàng không đạt chất lượng hoặc giao hàng không đúng thời hạn.
D. Kiểm soát giá và tối ưu chi phí
Theo dõi biến động giá các nhóm hàng hóa thường xuyên sử dụng.
Định kỳ cập nhật và so sánh giá giữa các nhà cung cấp.
Đề xuất phương án mua hàng giúp Công ty tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Đàm phán các chính sách chiết khấu, giá theo sản lượng, công nợ, hỗ trợ vận chuyển và các ưu đãi thương mại.
Phát hiện và báo cáo các trường hợp giá mua bất thường hoặc có dấu hiệu tăng giá không hợp lý.
E. Hồ sơ, chứng từ và thanh toán
Kiểm tra tính đầy đủ của báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng và chứng từ mua hàng.
Phối hợp với Kế toán và Kho đối chiếu đơn đặt hàng - phiếu nhập - hóa đơn - công nợ.
Đảm bảo hồ sơ mua hàng được lưu trữ đầy đủ, khoa học và dễ tra cứu.
H. Báo cáo và quản trị dữ liệu
Phân tích các nhóm hàng có chi phí lớn để đề xuất giải pháp tiết giảm.
Thực hiện các báo cáo đột xuất và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý/Ban Giám đốc.