Chuyên Viên Thủ Tục

Mô tả Công việc
1. Nhiệm vụ chính
- Thực hiện các thủ tục mua bán các sản phẩm do Công ty làm dịch vụ/phân phối/hợp tác đầu tư;
- Thực hiện thu tiền khách hàng theo tiến độ Chủ đầu tư phê duyệt;
- Triển khai thực hiện công tác bàn giao nhà;
- Thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận cho khách hàng;
- Chăm sóc khách hàng.
2. Nhiệm vụ cụ thể
2.1. Thực hiện các thủ tục mua bán các sản phẩm do Công ty làm dịch vụ/phân phối/hợp tác đầu tư
- Thủ tục đăng ký mua/thuê (tiếp nhận hồ sơ nếu là nhà ở xã hội, đăng ký mua trực tiếp hoặc xác nhận giao dịch qua sàn nếu là nhà ở thương mại) đảm bảo tiếp nhận hồ sơ chính xác, đúng quy định, biểu mẫu pháp luật và đúng quy trình;
- Thực hiện thủ tục ký kết hợp đồng đặt chỗ/đặt cọc, mua bán, chuyển nhượng, thanh lý hợp đồng và các thủ tục khác phát sinh liên quan đến hoạt động mua bán theo đúng quy trình/quy định.
2.2. Thực hiện thu tiền khách hàng theo tiến độ Chủ đầu tư phê duyệt
- Phát hành thông báo thu tiền thuê/mua nhà ở theo tiến độ được Chủ đầu tư phê duyệt;
- Đôn đốc và thu hồi công nợ của khách hàng đúng quy định và thời hạn;
- Đề xuất các phương án xử lý các trường hợp khách hàng vi phạm và triển khai thực hiện.
2.3. Triển khai thực hiện công tác bàn giao nhà
- Phát hành thông báo bàn giao nhà theo quy định, tiếp nhận thông tin, đặt lịch và bàn giao nhà cho khách hàng;
- Phối hợp với Ban quản lý dự án/Chủ đầu tư và Ban quản lý tòa nhà để bàn giao và nghiệm thu sản phẩm theo đúng quy trình/quy định, đảm bảo bàn giao đúng thời hạn; ghi nhận các lỗi phát sinh trong quá trình bàn giao để báo Ban quản lý dự án khắc phục và bàn giao lại cho khách hàng khi hoàn thiện.
2.4. Thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận cho khách hàng
- Thực hiện thu hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng đầy đủ đúng quy định;
- Thực hiện nộp hồ sơ và nhận kết quả xin cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng;
- Bàn giao giấy chứng nhận và thu hồi công nợ 5% đợt cuối sau khi hoàn thành thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận.
2.5. Chăm sóc khách hàng
- Giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại của Khách hàng kịp thời, trường hợp không giải quyết được cần phải báo cáo ngay cấp trên để tìm phương án xử lý;
- Triển khai thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng do Chủ đầu tư đưa ra.
2.6. Các công việc khác
- Tham gia các buổi họp định kỳ hoặc đột xuất do quản lý trực tiếp yêu cầu;
- Báo cáo công việc cho quản lý trực tiếp;
- Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
3. Quyền hạn:
- Được quyền đề xuất các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công việc;
- Chủ động thực hiện các công việc đã ghi trong bản mô tả công việc.