Chuyên Viên Tổng Hợp Quản Lý Hồ Sơ Dự Án

1. Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ đầu vào
Tiếp nhận phiếu đề xuất đầu tư, văn bản giao nhiệm vụ và tài liệu kèm theo.
Kiểm tra tài liệu.
Lập yêu cầu bổ sung đối với hồ sơ chưa đầy đủ; mở mã dự án, mã hồ sơ và danh mục tài liệu.
Cập nhật hồ sơ vào sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý tài liệu trong thời hạn quy định.
2. Tổng hợp kế hoạch, tiến độ và báo cáo
Hỗ trợ xây dựng kế hoạch đầu tư năm và kế hoạch triển khai từng dự án.
Lập, cập nhật bảng tiến độ tổng hợp, mốc kiểm soát, thời hạn và đầu mối thực hiện.
Theo dõi tình trạng xử lý.
Chuẩn bị báo cáo tuần, tháng, quý và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Trưởng Ban.
3. Hồ sơ nghiên cứu, thẩm định và phê duyệt
Thu thập tài liệu khảo sát, hiện trạng, yêu cầu công năng và số liệu phục vụ nghiên cứu đầu tư.
Phát hành hồ sơ lấy ý kiến; theo dõi, cập nhật và lưu ý kiến thẩm định của từng đơn vị.
Lập bảng tổng hợp tiếp thu, giải trình theo chỉ đạo.
Chuẩn bị tờ trình, dự thảo quyết định/nghị quyết, bộ hồ sơ trình ký; theo dõi kết quả phê duyệt và phát hành.
4. Thường trực hành chính Hội đồng lựa chọn nhà thầu
Chuẩn bị lịch họp, thư mời, chương trình, tài liệu, biểu mẫu đánh giá và biên bản.
Quản lý việc phát hành, tiếp nhận, niêm phong và bàn giao hồ sơ dự thầu/đề xuất.
Tổng hợp kết quả đánh giá, biểu quyết của thành viên.
5. Quản lý hồ sơ hợp đồng
Lập danh mục hợp đồng, phụ lục và tài liệu pháp lý; theo dõi ngày ký, hiệu lực, giá trị và thời hạn thực hiện.
Theo dõi bảo lãnh tạm ứng, thực hiện, bảo hành; bảo hiểm; mốc tạm ứng, thanh toán và thu hồi tạm ứng.
Cập nhật văn bản chỉ đạo, biên bản và thông báo; cảnh báo hợp đồng, bảo lãnh hoặc bảo hiểm sắp hết hiệu lực.
Theo dõi nghĩa vụ còn lại của nhà thầu và tình trạng xử lý vi phạm hợp đồng.
6. Hồ sơ thi công và hiện trường
Tiếp nhận, phân loại và cập nhật hồ sơ bàn giao mặt bằng, biện pháp thi công, tiến độ chi tiết, nhân sự và kế hoạch chất lượng/an toàn.
Quản lý nhật ký, hồ sơ vật liệu/thiết bị, thí nghiệm, biên bản kiểm tra, nghiệm thu và báo cáo tiến độ.
7. Quản lý hồ sơ phát sinh và thay đổi
Tiếp nhận phiếu đề nghị phát sinh/điều chỉnh và kiểm tra.
Theo dõi ý kiến QLCL, KT-TC, Pháp chế, đơn vị vận hành và trạng thái phê duyệt.
Lưu bản vẽ, khối lượng, dự toán, quyết định phê duyệt và phụ lục hợp đồng.
8. Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và đóng dự án
Kiểm tra sơ bộ danh mục hồ sơ trước khi chuyển QLCL nghiệm thu; tổng hợp hồ sơ hoàn công, chạy thử, bàn giao, bảo hành và bảo trì.
Theo dõi danh mục tồn tại, thời hạn và kết quả khắc phục.
Kiểm tra thành phần hồ sơ thanh toán theo danh mục; lập phiếu bàn giao cho KT-TC và theo dõi việc bổ sung/phê duyệt.
Đối chiếu danh mục hồ sơ giữa Ban ĐTXD, QLCL, KT-TC; hỗ trợ lập báo cáo đóng dự án và danh mục lưu.
9. Quản trị tài liệu và lưu trữ
Kiểm soát phiên bản, trạng thái, người lập, người kiểm tra và người phê duyệt; bảo đảm hồ sơ giấy và điện tử thống nhất.