Chuyên Viên trợ lý kiêm hành chính

Công tác Thư ký, Trợ lý:
Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của phòng ban. Có nghĩa vụ chuyển cấp, trình ký có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc khi có yêu cầu.
Lưu trữ, quản lý, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu... liên quan.
Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên.
Theo dõi và quản lý lịch làm việc, tiếp khách, đối tác... của cấp quản lý.
Phụ trách photocopy, các vấn đề in ấn trong phòng ban.
Phụ trách quản lý các tài sản, thiết bị hay trong bộ phận. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất.
Các công tác hỗ trợ khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/event, đặt lịch công tác/lịch hẹn cho sếp...
Tham mưu, hỗ trợ tổ chức thực hiện công tác quản trị văn phòng:
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý nội bộ liên quan đến công tác quản trị văn phòng: công tác hành chính, quản lý và mua sắm, an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy, kỷ luật lao động, văn hóa doanh nghiệp...
Tổ chức quản lý việc mua sắm và sử dụng văn phòng, trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ, đồ dùng, VPP, hồ sơ pháp lý, đăng ký kinh doanh, quy định, quy trình của công ty.
Tổ chức thực hiện công tác đối nội đối ngoại, lễ tân, hậu cần...; Tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đơn vị đối tác và cơ quan chức năng.
Tổ chức thực hiện, hướng dẫn triển khai quản lý con dấu, văn thư lưu trữ... đảm bảo tính an toàn và cập nhật.
Chủ trì và phối hợp với các phòng ban, đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện nội bộ.
Đảm bảo an ninh trật tự, môi trường làm việc lành mạnh, an toàn phòng cháy chữa cháy cho người và thiết bị tài sản tại công ty.
Tổ chức, quản lý, điều phối xe văn phòng.
Quản lý các công tác hành chính khác .
Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên và yêu cầu công việc.