Compliance and Regulatory Assistant/ Trợ Lý Tuân Thủ và Pháp Lý

To carryout and support the activities of Legal, Compliance & Regulatory team.
KEY RESPONSIBILITIES & TASKS:
1. Legal: (35%)
- Drafting/ reviewing and following up the legal documents, reports, meeting minutes, official letters, ect... related to the company's activities
- Coordinate with other departments to implement the periodic reports and other reports for the authorities' request
- Coordinate with other teams to get licenses including amendments and supplements if any (such as events, promotions, and licenses ... for the company's activities )
- Supporting other departments in complying with the law.
- Handling legal matters to mitigate the legal risks and administrative activities, updating of new local regulations related to the company's business.
- Directly work with competent authorities for company legal matters.
2. Compliance (35%)
- Drafting, searching, and following up the documentations, evidences, meeting minutes [protected info] to Compliance case on time as assigned.
- Direct working with departments/distributors on all matters related to Compliance cases
- Coordinate with team and other departments for internal audit or state inspection
3. Regulatory (20%)
- Review the product documents.
- Coordinate with Sales&Marketing/vendors/agents to follow up on product dossiers and get the licenses related to, products and the company's activities
4. Administration & Other (10%)
- Follow up with related departments for all payments to agents/ suppliers
- Store legal files and documents carefully and in well- organization.
- Other tasks related to legal, regulatory matters/team activities as the assignments
--------------------------------------------------------------------------------------------
Thực hiện và hỗ trợ các hoạt động của Phòng Pháp lý, Tuân thủ & Sản phẩm.
TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Pháp lý: (35%)
- Soạn thảo/rà soát và theo dõi các tài liệu pháp lý, báo cáo, biên bản cuộc họp, công văn, v.v... liên quan đến hoạt động của công ty.
- Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện các báo cáo định kỳ và các báo cáo khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Phối hợp với các phòng ban khác để xin giấy phép bao gồm cả sửa đổi và bổ sung nếu có (như sự kiện, khuyến mại, ... cho các hoạt động của công ty).
- Hỗ trợ các phòng ban khác trong việc tuân thủ pháp luật.
- Giải quyết các vấn đề pháp lý nhằm giảm thiểu rủi ro và các hoạt động hành chính, cập nhật các quy định mới liên quan đến hoạt động của công ty.
- Trực tiếp làm việc với các cơ quan chức năng về các vấn đề pháp lý của công ty.
2. Tuân thủ (35%)
- Soạn thảo, tìm kiếm và theo dõi các tài liệu, bằng chứng, biên bản cuộc họp, v.v... liên quan đến vụ việc tuân thủ đúng thời hạn được giao
- Làm việc trực tiếp với các phòng ban/nhà phân phối về tất cả các vấn đề liên quan đến vụ việc tuân thủ
- Phối hợp với đội ngũ và các phòng ban khác để kiểm soát nội bộ hoặc phục vụ cho hoạt động thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước
3. Sản phẩm (20%)
- Rà soát các tài liệu về sản phẩm
- Phối hợp với bộ phận Bán hàng & Tiếp thị/nhà cung cấp/đại lý để theo dõi hồ sơ sản phẩm và lấy giấy phép liên quan đến sản phẩm và hoạt động của công ty
4. Hành chính & Công việc khác (10%)
- Theo dõi với các phòng ban liên quan về tất cả các khoản thanh toán cho đại lý/nhà cung cấp.
- Lưu trữ tài liệu và hồ sơ pháp lý cẩn thận và có tổ chức tốt.
- Các công việc khác liên quan đến pháp lý, vấn đề quy định, hoạt động theo sự phân công.