Corporate Admin Specialist

Mô tả Công việc
KiN Hotel Group là một hệ sinh thái khách sạn và lưu trú đa phong cách (lifestyle and hospitality) được thành lập năm 2023 tại Singapore bởi các đối tác Singapore và Việt Nam. Được vận hành theo triết lý cốt lõi "Warmth of Kinship", chúng tôi tạo dựng những không gian và trải nghiệm mang lại cảm giác thân thuộc như chính ngôi nhà của bạn.
Hiện nay, KiN đang quản lý hơn 40 khách sạn cùng một hệ sinh thái đa dạng trên nhiều lĩnh vực:
Hospitality: KiN Hotel, KiN Hotel Edition, KiN Wander, NiK Hotel
F&B: TucKiN, Phiêu, Sip & Savour
Wellness & Lifestyle: WAV, KiNSim
Technology: KiNEX
Sở hữu nền tảng vững chắc tại Việt Nam, KiN Hotel Group đang tích cực mở rộng quy mô ra khắp Đông Nam Á và các thị trường trong khu vực, bao gồm Malaysia và Trung Quốc.
1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm nhiệm vai trò chính trong việc kiểm soát và chuẩn hóa công tác quản trị hành chính cấp Tập đoàn; trực tiếp thực hiện các thủ tục pháp lý hành chính - dịch vụ công cho các cơ sở khách sạn mới, số hóa kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) và xử lý hồ sơ bảo mật của Ban Điều Hành (BOD). Đồng thời, chịu trách nhiệm thiết lập và kiểm soát hợp đồng cho thuê lại văn phòng, phân bổ chi phí - đối soát công nợ nội bộ và thẩm duyệt chi phí hành chính của các công ty thành viên trong hệ sinh thái.
2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
A. Dịch vụ Công, Pháp lý Hành chính Cơ sở Mới & Ký số BHXH
Thủ tục hạ tầng cơ sở mới: Thẩm duyệt nội dung, lập hồ sơ và trực tiếp kê khai trực tuyến xin cấp phép đấu nối, ký hợp đồng mua bán/ sang tên điện thoại, điện lực, cấp nước, môi trường cho các điểm khách sạn mới; phối hợp chủ nhà thu thập hồ sơ liên quan; thực hiện thủ tục thanh lý/ ngưng đồng hồ khi bàn giao.
Hồ sơ Dịch vụ công Quốc gia & Công an: Trực tiếp thẩm định nội dung, thực hiện kê khai nộp trực tuyến và đóng lệ phí hồ sơ Phòng cháy chữa cháy (PCCC), An ninh trật tự (ANTT); theo dõi tiến độ thẩm duyệt, phối hợp lịch kiểm tra của cơ quan Công an, tiếp nhận kết quả và bàn giao cho bộ phận vận hành lưu trữ.
Cấp phép chuyên ngành: Trực tiếp kê khai trực tuyến, nộp hồ sơ xin cấp phép viễn thông và đăng ký tần số bộ đàm vận hành cho chuỗi cơ sở, theo dõi và bàn giao giấy phép theo quy định.
Ký số & Nộp BHXH: Kiểm tra tính pháp lý hồ sơ do Phòng Nhân sự kê khai; trực tiếp quản lý token và thực hiện ký số, nộp báo cáo BHXH định kỳ của Tập đoàn và các công ty con.
B. Quản lý Cho thuê lại Văn phòng & Hợp đồng - Công nợ Nội bộ
Chuẩn hóa Hợp đồng thuê: Xây dựng, rà soát và điều chỉnh các điều khoản hợp đồng cho thuê lại mặt bằng văn phòng giữa Tập đoàn (KLM) và các đơn vị thành viên/ đối tác liên kết.
Cơ chế phân bổ chi phí: Xây dựng và duy trì công thức phân bổ chi phí vận hành văn phòng minh bạch (theo diện tích m2, chỉ số điện nước thực tế hoặc số lượng nhân sự).
Kiểm soát công nợ nội bộ: Hàng tháng lập bảng theo dõi, đối soát và đôn đốc thanh toán công nợ chi phí quản lý (PQL), điện nước, mạng internet giữa các công ty con.
Quy hoạch không gian làm việc: Giám sát phương án bố trí không gian dùng chung (phòng họp, pantry, hầm xe); đề xuất tối ưu mặt bằng khi có biến động nhân sự nhằm tránh lãng phí diện tích sàn.
C. Kiểm soát Mua sắm, Quản trị Cơ sở Vật chất & Chi phí Hành chính
Quản trị vòng đời tài sản: Kiểm soát kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm (VPP), công cụ dụng cụ (CCDC), máy móc trang thiết bị; kiểm soát số liệu kiểm kê tài sản định kỳ và thủ tục điều chuyển/thanh lý tài sản toàn hệ thống.
Thẩm duyệt chi phí hành chính: Kiểm soát hạn mức, rà soát tính hợp lý - hợp lệ của toàn bộ chi phí hành chính phát sinh từ các công ty con và trực tiếp tạo lệnh duyệt thanh toán trên hệ thống (Odoo).
Làm việc với BQL Tòa nhà SCID: Đầu mối phối hợp cấp cao với Ban quản lý tòa nhà về hợp đồng thuê, điều phối giải quyết sự cố kỹ thuật lớn, tổ chức diễn tập PCCC và phê duyệt đăng ký nhân sự/khách VIP.
Hợp đồng nhà cung cấp hành chính: Chủ trì đánh giá chất lượng dịch vụ, thương lượng đơn giá và điều khoản hợp đồng định kỳ với các nhà cung cấp VPP, cây xanh cảnh quan, vệ sinh, thiết bị IT.
D. Hỗ trợ Ban Điều Hành (BOD) & Bảo mật thông tin
Quản lý hồ sơ và bảo mật thông tin: Trực tiếp thực hiện thủ tục sao y công chứng đối với các hồ sơ mật của Tập đoàn, dự án đầu tư và giấy tờ pháp lý cá nhân của các thành viên Ban Điều Hành.
Công tác pháp lý địa điểm mới: Trực tiếp đăng ký khắc dấu mộc, làm biển hiệu trụ sở, đăng ký token chữ ký số mới; cập nhật dữ liệu pháp nhân lên hệ thống Odoo/Nexus/Driver.
Hậu cần đặc biệt BOD: Phối hợp kiểm soát và trực tiếp đặt mua các mặt hàng tiện ích cao cấp, nhu yếu phẩm phục vụ các cuộc họp và khu vực làm việc của BOD.
Quản lý tiện ích taxi & chuyển phát: Quản trị tập trung tài khoản taxi công nghệ, chuyển phát nhanh toàn công ty; kiểm soát định mức sử dụng theo chính sách nội bộ.