Customer Service Executive (Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng)

Mô tả Công việc
I. Mục đích công việc
Hỗ trợ bộ phận bán hàng và phối hợp với các phòng ban trong công ty để chăm sóc khách hàng.
II. Nhiệm vụ chính:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng; lập hợp đồng, báo giá, xác nhận đơn hàng và theo dõi tiến độ giao hàng theo kế hoạch.
Cập nhật, quản lý đơn hàng trên hệ thống; đảm bảo tính chính xác của dữ liệu về giá bán, chi phí vận chuyển, cước tàu, chiết khấu và các thông tin liên quan.
Phối hợp với các bộ phận Kinh doanh, Kế hoạch, Thu mua, QC, Kho vận để đảm bảo hàng hóa được sản xuất, giao đúng tiến độ, đúng chất lượng và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Theo dõi tồn kho, dự báo nhu cầu hàng hóa; thúc đẩy khách hàng xác nhận đơn hàng và hỗ trợ đạt kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
Theo dõi công nợ khách hàng, nhắc nợ đến hạn và phối hợp với bộ phận Tài chính cập nhật tình hình thanh toán.
Trao đổi, xác nhận với khách hàng về lịch giao hàng, chi phí vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng.
Thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu: kiểm tra cước tàu, đặt booking, theo dõi lô hàng đến cảng đích và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến hải quan.
Theo dõi, quản lý và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, chứng từ bán hàng, chứng từ xuất khẩu và các tài liệu liên quan; hỗ trợ giải trình chứng từ khi cần.
Thực hiện hồ sơ hoa hồng cho nhân viên kinh doanh; hoàn tất thủ tục kết thúc đơn hàng, xuất hóa đơn và đối chiếu chứng từ.
Tiếp nhận, ghi nhận và phối hợp xử lý các phản hồi, thắc mắc, khiếu nại của khách hàng; hỗ trợ kiểm tra hàng hóa trước khi giao nếu có yêu cầu.
Tổng hợp, phân tích và báo cáo số liệu kinh doanh theo yêu cầu.
Bảo mật thông tin kinh doanh và thực hiện các công việc khác theo phân công.