- Quản lý tiến độ: Theo dõi, cập nhật và tổng hợp tiến độ thi công của các dự án đang triển khai thông qua báo cáo tuần/tháng từ BCH Công trình gửi về. Cảnh báo các hạng mục chậm trễ cho Trưởng phòng/Ban điều hành.
- Chuẩn bị tài liệu họp: Phối hợp với các bộ phận liên quan để thu thập số liệu, hình ảnh hiện trường, hồ sơ pháp lý.
+ Soạn thảo báo cáo tiến độ, tờ trình, phương án kỹ thuật hoặc các bài thuyết để BGĐ/Trưởng phòng làm việc với Chủ đầu tư.
+ Cập nhật biểu đồ tiến độ tổng thể bằng Microsoft Project trước mỗi buổi họp.
- Thư ký cuộc họp: Tham gia các cuộc họp giữa Công ty với Chủ đầu tư/Tư vấn giám sát.
+ Ghi chép biên bản cuộc họp chính xác, đầy đủ các nội dung về: thay đổi thiết kế, chốt khối lượng, thời hạn thanh toán hoặc các cam kết về tiến độ.
+ Soạn thảo và phát hành Thông báo kết luận cuộc họp sau khi được lãnh đạo phê duyệt.
- Soạn thảo công văn đi/đến, hồ sơ
quản lý chất lượng, hồ sơ nghiệm thu giai đoạn và các văn bản điều hành dự án theo yêu cầu của phòng.
- Đôn đốc các phòng dự án hoặc Ban chỉ huy công trường thực hiện các nội dung đã thống nhất với Chủ đầu tư để đảm bảo uy tín của Công ty.
- Lưu trữ tài liệu: Tổ chức lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ pháp lý, bản vẽ thiết kế, hồ sơ nghiệm thu và nhật ký công trình.
- Hỗ trợ hiện trường: Phối hợp với các Ban chỉ huy công trường để thu thập dữ liệu báo cáo tuần/tháng và các hồ sơ phát sinh, thay đổi thiết kế.
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành
Kỹ sư Xây dựng (Dân dụng & Công nghiệp, Cầu đường, Thủy lợi) hoặc
Quản lý dự án xây dựng.
- Kinh nghiệm:
+ Ít nhất 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký công trình hoặc Thư ký dự án.
+ Ưu tiên: Ứng viên từng có kinh nghiệm trực tiếp Giám sát thi công hiện trường (để hiểu rõ quy trình thực tế khi soạn thảo văn bản).
- Kỹ năng phần mềm:
- Thành thạo Microsoft Project (Lập và quản lý tiến độ).
- Sử dụng tốt AutoCAD (đọc bản vẽ), Excel (tổng hợp khối lượng) và các phần mềm văn phòng.
- Kỹ năng mềm: Kỹ năng tổng hợp báo cáo, diễn đạt văn bản súc tích, chuyên nghiệp; chịu được áp lực tiến độ và sẵn sàng đi công tác kiểm tra hiện trường khi có yêu cầu.