Deputy Administration Manager (Phó Phòng Hành Chính)

Mô tả Công việc
Xây dựng, hiệu chỉnh quy trình, chính sách: tham gia xây dựng các quy trình, quy định, quy chế, thủ tục hành chính, văn thư của Công ty; các mẫu biểu hành chính đáp ứng với yêu cầu công việc thực tế của Công ty trong từng giai đoạn phát triển.
Lập kế hoạch: chủ động xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch hoạt động thuộc phạm vi quản trị Hành chính, đảm bảo sự chủ động, chu đáo trong công tác chuẩn bị, thực hiện các công việc, hoạt động mà Phòng được phân công đồng thời điều phối chi phí hợp lý, hiệu quả.
Công tác văn thư lưu trữ: Giám sát việc thực hiện công tác văn thư, quản lý hồ sơ lưu trữ của Công ty; và việc quản lý, sử dụng các con dấu của Công ty.
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Chi nhánh, Công ty.
Giám sát chung các mảng công việc hậu cần: thủ tục visa, đặt mua vé máy bay, đưa đón / bố trí nơi lưu trú cho CBNV và khách của Công ty, công tác điều xe, mua sắm trang thiết bị/công cụ dụng cụ làm việc, bố trí sắp xếp văn phòng làm việc, thanh toán hàng tháng, các công việc hậu cần của Nhà máy, ...
Kiểm tra và ký xác nhận toàn bộ các bộ hồ sơ thanh toán liên quan đến hoạt động của công ty theo chỉ đạo.
Chủ trì triển khai và thực hiện công tác hậu cần cho các sự kiện của Chi nhánh (hội họp, lễ ký kết, tiệc sinh nhật, tiệc tất niên, hội nghị tổng kết, các hoạt động phong trào, chương trình tham quan nghỉ mát....)
Xây dựng, hiệu chỉnh quy trình, chính sách: tham gia xây dựng các quy trình, quy định, quy chế, thủ tục hành chính, văn thư của Công ty; các mẫu biểu hành chính đáp ứng với yêu cầu công việc thực tế của Công ty trong từng giai đoạn phát triển.
Lập kế hoạch: chủ động xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch hoạt động thuộc phạm vi quản trị Hành chính, đảm bảo sự chủ động, chu đáo trong công tác chuẩn bị, thực hiện các công việc, hoạt động mà Phòng được phân công đồng thời điều phối chi phí hợp lý, hiệu quả.
Công tác văn thư lưu trữ: Giám sát việc thực hiện công tác văn thư, quản lý hồ sơ lưu trữ của Công ty; và việc quản lý, sử dụng các con dấu của Công ty.
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Chi nhánh, Công ty.
Giám sát chung các mảng công việc hậu cần: thủ tục visa, đặt mua vé máy bay, đưa đón / bố trí nơi lưu trú cho CBNV và khách của Công ty, công tác điều xe, mua sắm trang thiết bị/công cụ dụng cụ làm việc, bố trí sắp xếp văn phòng làm việc, thanh toán hàng tháng, các công việc hậu cần của Nhà máy, ...
Kiểm tra và ký xác nhận toàn bộ các bộ hồ sơ thanh toán liên quan đến hoạt động của công ty theo chỉ đạo.
Chủ trì triển khai và thực hiện công tác hậu cần cho các sự kiện của Chi nhánh (hội họp, lễ ký kết, tiệc sinh nhật, tiệc tất niên, hội nghị tổng kết, các hoạt động phong trào, chương trình tham quan nghỉ mát....)