Điều Phối Vận Hành & Kỹ Thuật

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm bảo vật tư - hàng hóa được cung ứng đầy đủ, kho được quản lý chặt chẽ và lịch kỹ thuật được điều phối hợp lý, giúp hoạt động kinh doanh và thi công diễn ra trơn tru, đúng tiến độ.
2. NHIỆM VỤ CHÍNH
A. Thu mua
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp vật tư/dịch vụ phù hợp.
Lập và theo dõi đơn đặt hàng; đảm bảo mua đúng - đủ - kịp thời - đúng chất lượng.
Thương lượng giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng.
Kiểm tra chứng từ, hóa đơn và phối hợp kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp.
Theo dõi thị trường, cập nhật giá vật tư định kỳ.
B. Quản lý kho
Kiểm soát nhập - xuất - tồn kho hàng ngày.
Đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng.
Sắp xếp kho gọn gàng, đúng quy định; kiểm tra chất lượng vật tư.
Cập nhật số liệu trên phần mềm hoặc file quản lý kho.
Thực hiện kiểm kê kho (ngày/tuần/tháng/quý); báo cáo chênh lệch tồn kho.
Đề xuất mua bổ sung vật tư khi sắp thiếu.
C. Điều phối lịch kỹ thuật
Nhận yêu cầu từ QLKH/Kinh doanh; phân công kỹ thuật theo lịch.
Điều phối nhân sự kỹ thuật đến các điểm xử lý sự cố
Theo dõi tiến độ công việc của kỹ thuật, cập nhật báo cáo hằng ngày.
Giải quyết các phát sinh về vật tư, nhân sự kỹ thuật, thời gian thi công.
Phối hợp với khách hàng để xác nhận lịch hẹn, dời lịch khi cần.
Gửi báo cáo công việc hoàn thành của đội kỹ thuật cho quản lý.
3. CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ (KPIs)
Tỉ lệ cung ứng vật tư đúng thời hạn: ≥ 98%.
Sai sót chứng từ, đơn hàng: ≤ 2%.
Tồn kho lệch so với thực tế: ≤ 2%.
Tiến độ lịch kỹ thuật: đúng ≥ 95%.
Phản hồi nội bộ (Kinh doanh - CSKH - Kỹ thuật) đạt mức hài lòng ≥ 8/10.
Số lần phát sinh thiếu vật tư ảnh hưởng công việc: 0-2 lần/tháng.