Document Officer - Nhân Viên Chứng Từ

Địa điểm làm việc: Chi nhánh Hải Phòng, Unit1, Kho No. A-01, Lô CN8-1B, Khu phi thuế quan và Khu công nghiệp Nam Đình Vũ (Khu 1) thuộc Khu Kinh tế Đình Vũ - Cát Hải, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Hải Phòng
Thời gian làm việc: Giờ hành chính từ Thứ Hai - Thứ Bảy
TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
Theo dõi kế hoạch hàng ngày để hoàn thành các công việc xử lý dữ liệu cho inbound (nhập kho):
Kiểm tra PO/ASN; liên hệ các bên liên quan nếu có sự sai lệch hoặc thiếu so với kế hoạch.
Kiểm tra sức chứa kho, lập kế hoạch và sắp xếp lịch đặt hàng với khách hàng.
Đối chiếu bản nháp với CI/PL, xác nhận với nhà máy, sau đó gửi và in để đóng dấu và ký.
Đối chiếu bản nháp với CI/PL, xác nhận với đại lý khai báo hải quan, sau đó gửi và in để đóng dấu và ký.
Theo dõi và đối chiếu tồn kho giữa hệ thống WMS, hệ thống hải quan và hệ thống của khách hàng.
Xử lý các sự cố liên quan đến container hư hỏng/bẩn/vỡ (xe tải/phương tiện); gửi báo cáo bất thường (NC) cho khách hàng nếu có vấn đề khi dỡ hàng.
In bảng kiểm kê nhập kho và các tài liệu liên quan trước khi tiến hành dỡ hàng hóa.
Theo dõi kế hoạch hàng ngày để hoàn thành các công việc xử lý dữ liệu cho outbound (xuất kho):
Nhận lệnh pick ticket, thực hiện gom hàng và chạy wave để đóng gói.
Nhận đơn hàng, chạy wave để in danh sách picking.
Gửi báo cáo đóng gói cho khách hàng sau khi hoàn tất (bao gồm thiếu/hư hỏng/thừa hàng).
Theo dõi và cập nhật booking release và packing list cho các đơn vị vận chuyển (forwarder).
Lập kế hoạch vận chuyển hàng xuất kho, cập nhật thông tin vào master plan/kế hoạch xe tải.
Cập nhật Mbolkey để xử lý tài liệu xuất kho.
Thu thập và lưu trữ hồ sơ liên quan đến các hoạt động vận hành.
Báo cáo các vấn đề liên quan đến hệ thống hoặc dữ liệu, phối hợp xử lý theo hướng dẫn từ cấp trên và tuân thủ SOP/hướng dẫn làm việc.
Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng và phối hợp với Giám sát Vận hành để phản hồi kịp thời.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám sát hoặc Quản lý Vận hành.
Tham gia các dự án mới để thiết lập, thử nghiệm và triển khai quy trình vận hành theo yêu cầu.
Đề xuất và triển khai các sáng kiến cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.