Mô tả công việc
Thư ký Kỹ thuật / Engineering Coordinator chịu trách nhiệm hỗ trợ công tác hành chính, điều phối và theo dõi hoạt động vận hành hằng ngày của bộ phận Kỹ thuật. Đây không chỉ là vị trí hành chính thông thường, mà còn đóng vai trò hỗ trợ vận hành kỹ thuật, theo dõi tiến độ bảo trì, hồ sơ kỹ thuật, nhà thầu, mua sắm kỹ thuật, dự án và các yêu cầu phát sinh trong hoạt động hằng ngày của resort.
Trách nhiệm chính:
Hỗ trợ Director of Engineering và đội ngũ Kỹ thuật trong các công việc hành chính, điều phối và vận hành hằng ngày của bộ phận.
Tiếp nhận, theo dõi và cập nhật các yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ các bộ phận liên quan.
Theo dõi tình trạng work order trên hệ thống và đảm bảo các yêu cầu được ghi nhận, phân công, cập nhật đúng tiến độ.
Phối hợp với Engineering Supervisor và đội Kỹ thuật để theo dõi lịch bảo trì định kỳ, kế hoạch PPM và các checklist vận hành.
Hỗ trợ theo dõi các hoạt động bảo trì, sửa chữa, kiểm tra thiết bị và các công việc kỹ thuật phát sinh trong ngày.
Chuẩn bị, lưu trữ và cập nhật hồ sơ kỹ thuật, tài liệu vận hành, biên bản, checklist, báo cáo và các chứng từ liên quan.
Hỗ trợ theo dõi hồ sơ, tiến độ và thông tin liên quan đến nhà thầu, nhà cung cấp, công việc sửa chữa/bảo trì thuê ngoài.
Theo dõi các yêu cầu mua sắm, vật tư, thiết bị kỹ thuật và phối hợp với các bộ phận liên quan để cập nhật tiến độ.
Hỗ trợ theo dõi tiến độ các dự án, hạng mục cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế thiết bị của bộ phận Kỹ thuật.
Tổng hợp, cập nhật và báo cáo các thông tin liên quan đến hoạt động bảo trì, sửa chữa, thiết bị và hệ thống kỹ thuật.
Phối hợp với các bộ phận như Housekeeping, Front Office, F&B và các bộ phận liên quan để xử lý yêu cầu kỹ thuật kịp thời, đảm bảo trải nghiệm khách hàng.
Hỗ trợ chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến lịch làm việc, nghỉ phép, đào tạo và các thủ tục nhân sự của bộ phận khi cần.
Ghi nhận, chuyển thông tin và theo dõi các vấn đề phát sinh trong vận hành hằng ngày.
Hỗ trợ đề xuất cải thiện quy trình, phương pháp làm việc nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ.
Tuân thủ các quy định của resort về an toàn, vệ sinh,
phòng cháy chữa cháy và các tiêu chuẩn vận hành liên quan.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
Có kinh nghiệm ở vị trí Thư ký Kỹ thuật, Engineering Coordinator, Admin/Coordinator trong bộ phận Kỹ thuật, Bảo trì, Vận hành tòa nhà hoặc vị trí tương đương là một lợi thế.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong khách sạn, resort, tòa nhà, khu nghỉ dưỡng hoặc môi trường vận hành dịch vụ.
Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Engineering/Maintenance hoặc có nền tảng kỹ thuật cơ bản là lợi thế quan trọng.
Có hiểu biết cơ bản về hoạt động bảo trì, sửa chữa, work order, PPM, hồ sơ kỹ thuật, vật tư kỹ thuật và quy trình vận hành của bộ phận Engineering.
Có khả năng theo dõi tiến độ công việc, cập nhật báo cáo, nhắc việc và phối hợp với nhiều bên liên quan như đội Kỹ thuật, nhà thầu, nhà cung cấp và các bộ phận vận hành.
Có kỹ năng hành chính, lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu, theo dõi công việc và cập nhật báo cáo tốt.
Sử dụng tốt vi tính văn phòng, đặc biệt là Word, Excel, email và các công cụ theo dõi công việc.
Có khả năng đọc hiểu, sắp xếp và quản lý các tài liệu kỹ thuật cơ bản, checklist, biên bản, báo cáo bảo trì hoặc hồ sơ thiết bị.
Có khả năng giao tiếp, phối hợp và làm việc hiệu quả với nhiều bộ phận khác nhau.
Cẩn thận, có trách nhiệm, chủ động, biết sắp xếp công việc và theo dõi tiến độ đến cùng.
Có khả năng xử lý thông tin nhanh, phản hồi kịp thời với các yêu cầu phát sinh trong vận hành.
Giao tiếp lịch sự, tác phong chuyên nghiệp và có tinh thần hỗ trợ đội nhóm.
Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu cơ bản là một lợi thế.
Có thể làm việc linh hoạt theo yêu cầu vận hành của bộ phận.
100% lương trong thời gian thử việc.
Phí
phục vụ cạnh tranh hằng tháng.
Đóng BHXH trên 100% lương thỏa thuận.
Bảo hiểm tai nạn 24/7 và khám sức khỏe định kỳ hằng năm.
1.5 ngày nghỉ/tuần và 12 ngày phép năm.
Hỗ trợ bữa ăn trong ca, đồng phục và các chế độ phúc lợi theo chính sách công ty.
Xe đưa đón nhân viên hằng ngày từ Nha Trang.
Hỗ trợ nhà ở nhân viên miễn phí theo chính sách công ty.
Giảm giá dịch vụ tại resort và trong hệ thống Accor.
Cơ hội tham gia chương trình đào tạo Accor Academy.
Các hoạt động nhân viên, vinh danh nhân viên xuất sắc và Team Building hằng năm.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp tại resort 5 sao quốc tế.