[EVENT-SUMMIT] Account and Coordinator (3-month-freelance)

#EVENT_COORDINATOR
#EVENT_ACCOUNT_EXECUTIVE
#EVENT_OPERATIONS_MANAGER
Vietnam Brand Purpose đang tìm kiếm các bạn freelancer phụ trách chuẩn bị - lên kế hoạch - điều phối - triển khai và tổ chức sự kiện/hội thảo trong 03 tháng.
_
Event Execution
Tham gia planning và execute từ pre-event đến onsite.
Follow timeline, checklist, event flow và đảm bảo các hạng mục được chạy đúng tiến độ.
Quản lý các hạng mục từ venue, setup, branding, AV/technical, printing, catering, transportation, guest materials...
Có mặt onsite, coordinate các bên liên quan và xử lý các tình huống phát sinh để chương trình diễn ra suôn sẻ.
Guest / VIP / Speaker Management
Chuẩn bị chu đáo và hỗ trợ tận tình cho các khách mời VIP, diễn giả, chuyên gia, hội đồng bầu cử/chấm giải, nhà tài trợ, đối tác... trước - trong - và sau event.
Phụ trách soạn & gửi thư mời và các thông tin cần thiết cho khách mời.
Đón tiếp, hướng dẫn và hỗ trợ khách mời xuyên suốt chương trình.
Client / Partner / Vendor Coordination
Làm việc trực tiếp với các bên liên quan để follow-up yêu cầu, timeline và deliverables.
Brief, follow & coordinate với các bên vendor / supplier / production house / venue / hotel / transportation partners...
Luôn nắm bắt tốt tình hình, chủ động đặt vấn đề và giải pháp phù hợp khi xảy ra tình huống bất ngờ.
Event Content & Social
Tham gia triển khai đăng tải nội dung truyền thông trên các kênh social media.
Làm việc với các team Social / Creative / Media để đảm bảo event communication đúng thông điệp, đúng mục tiêu.
Post-event
Follow-up các công việc sau event, từ content, media materials đến vendor documents: nghiệm thu & thanh toán.
Tổng hợp feedback, hình ảnh, data và các thông tin cần thiết cho post-event report.
##REQUIREMENTS
Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm chạy Event, làm việc trong Event Agency với các vị trí: Account, Project Coordination, Marketing/Communication hoặc các vị trí tương đương.
Có kinh nghiệm chạy high-level event / conference / summit / workshop / corporate event; từng chạy các event có VIP, ban giám khảo, diễn giả hoặc khách mời cấp cao là một lợi thế.
Giao tiếp tốt, làm việc được với nhiều người.
Tư duy tổ chức và hệ thống hóa tốt, cẩn thận tỉ mỉ và multi-task.
Có khả năng follow timeline, checklist và chase deliverables tới cùng.
Xử lý tình huống nhanh, linh hoạt và biết ứng biến trong mọi hoàn cảnh.
Mạnh về customer-service mindset và tinh tế trong việc take care khách mời.
Tiếng Anh tốt, đặc biệt là khả năng giao tiếp và soạn email tới khách mời/đối tác.
Thành thạo MS Office / Google Workspace.
Sẵn sàng onsite, chạy event và làm ngoài giờ khi có yêu cầu.
###PAYMENT
Lương/thù lao được thỏa thuận trong phỏng vấn và trả theo từng tháng.