Executive Assistant cum Project Coordinator

Mô tả Công việc
Báo cáo trực tiếp đến Giám đốc điều hành (CEO), Trợ lý kiêm Điều phối viên dự án sẽ hỗ trợ Hội đồng quản trị thực hiện các nhiệm vụ vận hành hàng ngày, cũng như đảm bảo các công việc/dự án của nhóm kỹ thuật diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, phối hợp với các phòng ban nội bộ để mang lại kết quả đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
Reporting to the Chief Executive Officer (CEO), the Executive Assistant cum Project Coordinator to support the Board of Directors on the daily operation tasks, as well as ensure the technical team tasks/projects are going smoothly and efficiently, collaborate with internal teams to deliver results on time, within budget and meet company quality standards.
Vị trí sẽ đảm nhiệm các công việc như sau/ The position is expected to deliver the following:
Hỗ trợ ban giám đốc trong công tác chuẩn bị và sắp xếp các lịch trình họp trong và ngoài nội bộ, gặp gỡ đối tác khách hàng, công tác,.../ Support the board of directors in preparing and arranging internal and external meeting schedules, meeting with partners and customers, work, etc.
Truyền đạt thông tin từ ban giám đốc đến các bộ phận phòng ban, nhân sự trong công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân sự đến giám đốc./ Communicate information from the board of directors to departments and personnel in the company. Analyze, evaluate and report the results of the personnel's work to the director.
Tổng hợp nội dung trao đổi, các biên bản cuộc họp, chuẩn bị các văn bản pháp lý/ Summarize the content of the exchange, meeting minutes, prepare legal documents
Hỗ trợ các công tác văn thư, chuẩn bị, xử lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến dự án/ Support clerical work, prepare, process and save project-related documents
Tổng hợp các thông tin, dữ liệu liên quan đến dự án, hỗ trợ trưởng phòng kỹ thuật thực hiện các báo cáo định kỳ/ Summarize information and data related to the project, support the technical manager to make periodic reports
Phối hợp với các phòng ban cho công tác điều phối, theo dõi tiến độ và báo cáo/ Coordinate with departments for coordination, progress monitoring and reporting
Thực hiện các nhiệm vụ khác được yêu cầu / Other tasks as required
Hỗ trợ ban giám đốc trong công tác chuẩn bị và sắp xếp các lịch trình họp trong và ngoài nội bộ, gặp gỡ đối tác khách hàng, công tác,.../ Support the board of directors in preparing and arranging internal and external meeting schedules, meeting with partners and customers, work, etc.
Truyền đạt thông tin từ ban giám đốc đến các bộ phận phòng ban, nhân sự trong công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân sự đến giám đốc./ Communicate information from the board of directors to departments and personnel in the company. Analyze, evaluate and report the results of the personnel's work to the director.
Tổng hợp nội dung trao đổi, các biên bản cuộc họp, chuẩn bị các văn bản pháp lý/ Summarize the content of the exchange, meeting minutes, prepare legal documents
Hỗ trợ các công tác văn thư, chuẩn bị, xử lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến dự án/ Support clerical work, prepare, process and save project-related documents
Tổng hợp các thông tin, dữ liệu liên quan đến dự án, hỗ trợ trưởng phòng kỹ thuật thực hiện các báo cáo định kỳ/ Summarize information and data related to the project, support the technical manager to make periodic reports
Phối hợp với các phòng ban cho công tác điều phối, theo dõi tiến độ và báo cáo/ Coordinate with departments for coordination, progress monitoring and reporting
Thực hiện các nhiệm vụ khác được yêu cầu / Other tasks as required