Facilities Manager - Property ManagerAden Viet Nam

• Chịu trách nhiệm về các công tác xử lý, giải quyết khiếu nại của cư dân
• Chịu trách nhiệm làm việc với các nhà thầu dịch vụ ngoài (vệ sinh, an ninh, cây xanh, diệt côn trùng, v.v...) về việc triển khai, giám sát dịch vụ, đánh giá chất lượng dịch vụ nhằm bảo đảm chất lượng dịch vụ theo đúng cam kết với cư dân/ CĐT
• Thay mặt công ty làm việc với CĐT, tiếp nhận ý kiến, và báo cáo lại Công ty đối với các yêu cầu của CĐT
• Thay mặt công ty, CĐT làm việc với các cơ quan thẩm quyền ban ngành, tiếp đón, xử lý các công việc liên quan đến cơ quan ban ngành
• Chịu trách nhiệm bảo đảm tình hình an ninh trật tự , phòng cháy chữa cháy, quản lý rủi ro tại tòa nhà
• Tư vấn CĐT thực hiện các công việc, chính sách mang lại lợi ích cho cư dân/ khách thuê trong phạm vi công việc liên quan đến công tác quản lý vận hành
• Phối hợp Bộ phận vận hành công ty xây dựng và hoàn thiện bộ quy trình, các biểu mẫu, thường xuyên cập nhật các quy trình, biểu mẫu để phù hợp với tình hình thực tế tại tòa nhà
• Tư vấn Cty làm việc, phối hợp, giải quyết các vấn đề với CĐT nhằm bảo đảm lợi ích cho hai bên và giảm thiểu tối đa các vấn đề phát sinh giữa các bên
• Thực hiện các công tác tài chính của tòa nhà: Thu các khoản phí, thực hiện báo cáo tài chính, quản lý khoản thu và bảo đảm các khoản tiền mặt được gởi về công ty trong đúng thời hạn
• Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo theo định kỳ (báo cáo QLVH + Báo cáo kỹ thuật)
• Xây dựng quy trình; quản lý, giám sát, lên kế hoạch thực hiện các quy trình theo tình hình thực tế, hệ thống, quy định tại tòa nhà nhằm bảo đảm công tác QLVH được thực hiện tốt
• Làm việc, thực hiện quản lý nhà thầu thực hiện các báo cáo kiểm định, báo cáo đánh giá đối với tòa nhà theo quy định của Pháp luật theo đúng định kỳ. Trong trường hợp các chỉ số báo cáo không đạt tiêu chuẩn cho phép, đề xuất phương án xử lý đến CĐT /Cty để xử lý, bảo đảm chất lượng và tiêu chuẩn
• Lập kế hoạch, tổ chức các hoạt động cộng đồng, sự kiện tại Tòa nhà theo cam kết (hội nghị nhà chung cư, lễ trung thu, trang trí giáng sinh, các hoạt động đón tết cổ truyền cho cư dân....).
• Thay mặt BQL trả lời các yêu cầu, thông tin cư dân bằng các hình thức khác nhau (biểu mẫu, điện thoại, nhóm zalo....), bảo đảm các kết nối với cư dân/CĐT/Cty được thực hiện xuyên suốt
• Phân bố công việc cho các thành viên BQL, bảo đảm việc thực hiện QLVH được thực hiện
• Phối hợp cùng Kỹ sư trưởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện các công tác bảo trì bảo dưỡng tòa nhà theo kế hoạch, bảo đảm vận hành
• Lập các phương án phát hiện, xử lý, bảo đảm tình hình an ninh trật tự tại tòa nhà
• Xây dựng kế hoạch vận hành năm cho tòa nhà
• Xác nhận các biên bản nghiệm thu chất lượng dịch vụ đối với các nhà thầu ngoài thực hiện dịch vụ tại tòa nhà
• Thực hiện các tờ trình, các đề xuất gởi đến CĐT hoặc/và công ty phục vụ công tác QLVH tại tòa nhà
• Thuê hoặc tư vấn CĐT thuê các đơn vị nhà thầu thực hiện các công tác bảo trì, bảo dưỡng, các dịch vụ khác tại tòa nhà
• Bố trí, sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ, công văn của tòa nhà (phân bố trách nhiệm cho người thực hiện công việc & chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra việc lưu trữ hồ sơ tòa nhà).
• Tổ chức, quản lý việc thực hiện quản lý cư dân tại tòa nhà. Cập nhật danh sách cư dân thường xuyên
• Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp kinh doanh, các dịch vụ gia tăng nhằm tang nguồn thu cho QLVH tại tòa nhà
• Lập các kế hoạch và đào tạo nhân viên BQL
• Tham dự các cuộc họp của với CĐT và các nhà thầu có liên quan đến việc vận hành tòa nhà
• Tham dự các cuộc họp định kỳ trong bộ phận để chấn chỉnh nội bộ, thông báo tình hình, phổ biến quy định mới
• Thực hiện các công việc khác theo phân công sắp xếp của công ty