Hành chính lễ tân

1. Công tác Lễ tân & Văn phòng

• Trực lễ tân, tiếp đón và cập nhật thông tin khách hàng/đối tác đến Công ty, thông báo đến các bộ phận liên quan.
• Giám sát công tác vệ sinh văn phòng, đảm bảo không gian văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
• Chuẩn bị phòng họp, sắp xếp phòng làm việc của Ban lãnh đạo.
• Chăm sóc khánh tiết, chuẩn bị cho các ngày Lễ/Rằm /Mùng 1.

2. Công tác Hành chính

• Thực hiện gửi - nhận, scan, lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu; quản lý công văn đến - công văn đi và phối hợp chuyển phát hồ sơ theo yêu cầu của các phòng ban.
• Theo dõi quỹ Hành chính và các khoản chi tiêu của Ban lãnh đạo, cân đối chi tiêu hợp lý.
• Theo dõi và đề nghị thanh toán các chi phí định kỳ: điện, nước, cước điện thoại, văn phòng phẩm, mực in,...
• Soạn thảo các văn bản hành chính như Tờ trình, Quyết định, Thông báo,... theo yêu cầu của cấp trên.
• Tổng hợp nhu cầu mua sắm, thực hiện mua và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ/dụng cụ, trang thiết bị VP, đầu mối liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ.
• Theo dõi xuất - nhập kho HCNS, kho MKT, lập phiếu và kiểm soát số lượng vật tư.
• Thực hiện chấm công, theo dõi ngày phép, quản lý thông tin nhân sự.
• Chuẩn bị CV, tiếp đón và hướng dẫn ứng viên tham gia phỏng vấn.
• Tính lương, phụ cấp hàng tháng theo quy định của công ty.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH: báo tăng/giảm, chốt sổ, giải quyết chế độ. Theo dõi, đối chiếu dữ liệu BHXH, làm ĐNTT hàng tháng.
• Quản lý các con dấu Công ty. Thực hiện đóng dấu các văn bản, hợp đồng khi có phê duyệt.

3. Hoạt động nội bộ & Văn hóa doanh nghiệp

• Mua sắm thực phẩm cho quầy Pantry hàng tuần.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện nội bộ: sinh nhật, các ngày Lễ Tết, kỷ niệm thành lập Công ty, du xuân đầu năm, du lịch hè, khám sức khoẻ hàng năm...
• Lên ý tưởng và triển khai các nội dung truyền thông nội bộ như Điểm tin quy chế, Điểm tin văn hóa, Mini Game hàng tuần nhằm gắn kết nhân sự và nâng cao tinh thần làm việc.
• Chúc mừng sinh nhật CBCNV hàng tháng, tổ chức sinh nhật hàng quý cho CBNV.
• Thực hiện các hoạt động thăm hỏi CBNV: ốm đau, thai sản, hiếu hỉ...

4. Công tác nhân sự (đảm nhận sau khi ký HĐLĐ chính thức)

• Tính lương, phụ cấp hàng tháng theo quy định của công ty.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH: báo tăng/giảm, chốt sổ, giải quyết chế độ. Theo dõi, đối chiếu dữ liệu BHXH, làm ĐNTT hàng tháng.

5. Các công việc khác theo sự phân công của Quản lý