1. Mục tiêu công việc
• Đảm bảo công tác hành chính - nhân sự của công ty được vận hành hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp luật và quy định nội bộ.
• Hỗ trợ Ban
Giám đốc trong việc xây dựng, duy trì hệ thống quản trị hành chính - nhân sự chuyên nghiệp, minh bạch.
• Góp phần xây dựng môi trường làm việc ổn định, gắn kết và phát triển bền vững.
2. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính
1. Công tác hành chính văn phòng: Quản lý, sắp xếp và theo dõi các công việc hành chính hàng ngày; quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, hồ sơ; quản lý, cấp phát văn phòng phẩm và trang thiết bị văn phòng.
2. Tiếp đón & đối ngoại: Tiếp đón khách hàng, đối tác; chuẩn bị hồ sơ và làm đầu mối tiếp đón các đoàn kiểm tra, thanh tra (Sở Y tế, Môi trường, PCCC,...).
3. Pháp lý & giấy phép y tế: Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ pháp lý của Phòng xét nghiệm/phòng khám; thực hiện hồ sơ xin cấp phép mới, điều chỉnh, bổ sung hoạt động phát sinh.
4. Báo cáo cơ quan quản lý: Thực hiện và theo dõi các báo cáo định kỳ/năm cho Sở Y tế, báo cáo lao động, báo cáo môi trường và các báo cáo liên quan khác theo quy định.
5. Tiêu chí & tiêu chuẩn chuyên môn: Điều phối, theo dõi việc thực hiện các tiêu chí của Phòng xét nghiệm/phòng khám chuyên khoa theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
6. Hợp đồng & đối tác: Soạn thảo, theo dõi và quản lý các hợp đồng liên kết, hợp tác với đối tác.
7. Tuyển dụng: Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn, tiếp đón ứng viên.
8. Đào tạo: Hỗ trợ tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ/bên ngoài; chuẩn bị tài liệu, hậu cần cho các khóa học.
9. Quản lý hồ sơ nhân sự: Xây dựng, cập nhật, quản lý hồ sơ nhân sự toàn công ty; soạn thảo, theo dõi hợp đồng lao động (thử việc, chính thức, gia hạn, chấm dứt).
10. Chấm công - tiền lương: Thu thập dữ liệu chấm công, tổng hợp phép năm; phối hợp làm cơ sở tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.
11. Chế độ - phúc lợi: Hỗ trợ thực hiện BHXH, BHYT, BHTN; các chế độ phúc lợi như nghỉ phép, thai sản, ốm đau,...
12. Quy định - quy chế nội bộ: Tham gia soạn thảo, xây dựng, chỉnh sửa các quy định, quy chế, chính sách hành chính - nhân sự (Nội quy lao động, Quy chế lương, công tác phí, tuyển dụng,...).
13. Phổ biến chính sách: Cập nhật, phổ biến, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho CBNV về các quy định, chính sách nội bộ.
14. Đánh giá - khen thưởng/kỷ luật: Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu đánh giá hiệu suất; chuẩn bị hồ sơ khen thưởng, kỷ luật theo quy định.
15. Hoạt động nội bộ: Hỗ trợ tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên: sinh nhật, teambuilding, tiệc cuối năm,...
16. Dự án & cải tiến: Tham gia các dự án cải thiện, chuẩn hóa hệ thống quản lý hành chính - nhân sự.
17. Báo cáo & nhiệm vụ khác: Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất và các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Giám đốc và Quản lý trực tiếp.
3. Quyền hạn
• Được yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin, hồ sơ phục vụ công việc hành chính - nhân sự.
• Được đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, chính sách hành chính - nhân sự
• Được tham gia làm việc với các cơ quan chức năng, đối tác trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
4. Quan hệ công tác
Mối quan hệ bên trong:
• Ban Giám đốc: Báo cáo công việc định kỳ/đột xuất; tham mưu, đề xuất các vấn đề liên quan đến hành chính - nhân sự; tiếp nhận chỉ đạo và triển khai thực hiện.
• Các phòng ban/chi nhánh: Phối hợp thu thập thông tin, hồ sơ
phục vụ công tác hành chính - nhân sự; hỗ trợ, hướng dẫn thực hiện các quy định, quy chế, chính sách của công ty; điều phối công việc liên phòng ban khi có yêu cầu.
• Cán bộ nhân viên toàn công ty: Hướng dẫn, giải đáp các vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách, hợp đồng lao động, chấm công, tiền lương, phúc lợi; tiếp nhận và xử lý các đề xuất, kiến nghị theo thẩm quyền.
Mối quan hệ bên ngoài:
• Cơ quan quản lý nhà nước: Làm việc trực tiếp với Sở Y tế, cơ quan Lao động - Thương binh & Xã hội, Bảo hiểm xã hội, cơ quan Môi trường, PCCC và các cơ quan liên quan trong việc thực hiện hồ sơ pháp lý, báo cáo, thanh tra, kiểm tra theo quy định.
• Đối tác, nhà cung cấp: Liên hệ, phối hợp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ, mua sắm, cung ứng trang thiết bị, vật tư, dịch vụ hành chính - nhân sự.
• Đơn vị đào tạo: Phối hợp tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ và bên ngoài; liên hệ
giảng viên, chuẩn bị thủ tục và hậu cần đào tạo.
• Ứng viên tuyển dụng: Liên hệ, sắp xếp lịch phỏng vấn, tiếp đón và cung cấp thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng theo quy trình của công ty.