HCM - Procurement Executive

Mô tả Công việc
Chuẩn bị đơn đặt hàng theo yêu cầu của Công ty và của các phòng ban khác; trình tất cả giấy tờ cần thiết cho Trưởng Phòng mua hàng phê duyệt;
Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá đúng yêu cầu công ty, lựa chọn đấu thầu (3 NCC cho 1 gói thầu), thương thảo giá & điều khoản, ký hợp đồng.
Xem xét lại sự chính xác, các thuật ngữ và thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng
So sánh giá cả, thông số kỹ thuật và ngày giao hàng để quyết định nhà cung cấp tốt nhất trong số các nhà cung cấp tiềm năng
Tính toán chi phí của đơn đặt hàng, và chịu trách nhiệm chuyển hóa đơn cho phòng ban thích hợp. Kiểm soát hàng hóa đến và đi hàng ngày bao gồm: sự chính xác của các chứng từ mua hàng, lưu hồ sơ và chất lượng hàng hóa.
Đàm phán để có các hợp đồng kinh doanh tốt nhất và giám sát thực hiện.
Theo dõi với nhà cung cấp về thời gian giao hàng, giải quyết tình trạng thiếu hụt, giao hàng trễ hoặc bị mất hàng và các vấn đề khác.
Giám sát các nhà tài trợ cho các sự kiện
Phối hợp với bộ phận PR-Marketing với việc mua sắm vật dụng cho các sự kiện.
Chuẩn bị và trình duyệt báo cáo tổng hợp hàng tuần về các đơn hàng đã được thực hiện cũng như các đơn hàng đang thực hiện cho Trưởng Phòng mua hàng.
Quản lý chứng từ mua hàng bao gồm: hợp đồng với các nhà cung cấp, các hồ sơ, báo cáo và bảng giá mua hàng.
Xác định xem số lượng hàng tồn kho có đáp ứng đủ cho nhu cầu sử dụng của Công ty, đặt hàng mua thêm vật liệu khi cần thiết. Phối hợp với kế toán kho trong việc đưa ra số liệu hàng tồn kho của mỗi quý hoặc cuối mùa.
Đánh giá và xem xét các nhà cung cấp dịch vụ.
Tham gia vào việc tư vấn và phát triển các chính sách, quy định cũng như quy trình và kiểm soát chi phí mua hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng mua hàng và ban giám đốc.
Chuẩn bị đơn đặt hàng theo yêu cầu của Công ty và của các phòng ban khác; trình tất cả giấy tờ cần thiết cho Trưởng Phòng mua hàng phê duyệt;
Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá đúng yêu cầu công ty, lựa chọn đấu thầu (3 NCC cho 1 gói thầu), thương thảo giá & điều khoản, ký hợp đồng.
Xem xét lại sự chính xác, các thuật ngữ và thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng
So sánh giá cả, thông số kỹ thuật và ngày giao hàng để quyết định nhà cung cấp tốt nhất trong số các nhà cung cấp tiềm năng
Tính toán chi phí của đơn đặt hàng, và chịu trách nhiệm chuyển hóa đơn cho phòng ban thích hợp. Kiểm soát hàng hóa đến và đi hàng ngày bao gồm: sự chính xác của các chứng từ mua hàng, lưu hồ sơ và chất lượng hàng hóa.
Đàm phán để có các hợp đồng kinh doanh tốt nhất và giám sát thực hiện.
Theo dõi với nhà cung cấp về thời gian giao hàng, giải quyết tình trạng thiếu hụt, giao hàng trễ hoặc bị mất hàng và các vấn đề khác.
Giám sát các nhà tài trợ cho các sự kiện
Phối hợp với bộ phận PR-Marketing với việc mua sắm vật dụng cho các sự kiện.
Chuẩn bị và trình duyệt báo cáo tổng hợp hàng tuần về các đơn hàng đã được thực hiện cũng như các đơn hàng đang thực hiện cho Trưởng Phòng mua hàng.
Quản lý chứng từ mua hàng bao gồm: hợp đồng với các nhà cung cấp, các hồ sơ, báo cáo và bảng giá mua hàng.
Xác định xem số lượng hàng tồn kho có đáp ứng đủ cho nhu cầu sử dụng của Công ty, đặt hàng mua thêm vật liệu khi cần thiết. Phối hợp với kế toán kho trong việc đưa ra số liệu hàng tồn kho của mỗi quý hoặc cuối mùa.
Đánh giá và xem xét các nhà cung cấp dịch vụ.
Tham gia vào việc tư vấn và phát triển các chính sách, quy định cũng như quy trình và kiểm soát chi phí mua hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng mua hàng và ban giám đốc.