HCM - Tuyển dụng Assistant Property Manager

Tổng quan công việc
Trợ lý Quản lý Bất động sản hỗ trợ Quản lý Bất động sản trong việc giám sát các hoạt động vận hành tòa nhà hàng ngày, nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, tiêu chuẩn bảo trì, an toàn và sự hài lòng của khách thuê. Vị trí này đòi hỏi cách tiếp cận thực tế, trực tiếp tham gia vào công tác vận hành, bao gồm việc giám sát các đội ngũ vệ sinh và giặt ủi, phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời hợp tác chặt chẽ với các bộ phận Quản lý Cơ sở vật chất, Dịch vụ Khách hàng và Cho thuê để mang đến trải nghiệm liền mạch cho khách thuê.
Trợ lý Quản lý Bất động sản đóng vai trò then chốt trong việc duy trì các tiêu chuẩn của tòa nhà, theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp dịch vụ, cũng như đảm bảo các vấn đề vận hành được giải quyết kịp thời và hiệu quả.
Nhiệm vụ và Trách nhiệm
1. Quản lý đội ngũ vệ sinh và giặt ủi nội bộ
• Chuẩn bị danh mục kiểm tra vệ sinh hàng ngày và xem xét nhật ký công việc để ghi lại hiệu suất cũng như các vấn đề phát sinh.
• Theo dõi lịch trình và kết quả vệ sinh; thực hiện kiểm tra đột xuất để đảm bảo chất lượng.
• Sắp xếp các công việc vệ sinh phát sinh ngoài kế hoạch khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu vận hành.
• Giám sát hoạt động giặt ủi và kiểm tra chất lượng làm sạch.
2. Quản lý chất lượng (Vệ sinh & Buồng phòng)
• Theo dõi và đảm bảo tuân thủ các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP); thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
• Chịu trách nhiệm về chất lượng vệ sinh và lịch trình làm sạch tại các phòng khách, khu vực công cộng và các không gian khác trong tòa nhà.
• Thực hiện kiểm tra phòng lần cuối trước khi khách nhận phòng và sau khi khách trả phòng, đảm bảo độ sạch sẽ, kiểm kê nội thất và kiểm tra tình trạng hoạt động của các thiết bị theo tiêu chuẩn.
3. Quản lý an ninh
• Theo dõi hiệu suất làm việc của các đơn vị cung cấp dịch vụ an ninh bên ngoài; đưa ra phản hồi hoặc yêu cầu khắc phục khi cần.
• Xem xét nhật ký an ninh hàng ngày để theo dõi các vấn đề, sự cố hoặc các trường hợp lưu trú trái phép.
• Thường xuyên kiểm tra hệ thống camera giám sát (CCTV) để phát hiện các hành vi xâm nhập trái phép hoặc các vấn đề liên quan đến an toàn.
4. Giám sát hiệu suất nhà cung cấp
• Làm việc với các nhà cung cấp về báo giá và đề xuất dịch vụ.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của các nhà thầu (ví dụ: kiểm soát côn trùng, bảo trì thang máy, cảnh quan, an ninh, cung cấp đồ vải, v.v.).
5. Chuẩn bị và xử lý thanh toán
• Thu thập các chứng từ cần thiết cho các yêu cầu thanh toán.
• Phối hợp với bộ phận Kế toán để thực hiện quy trình thanh toán.
• Tổng hợp và lưu trữ hồ sơ thanh toán phục vụ công tác kiểm toán và báo cáo.
6. Kiểm soát chi phí vận hành tòa nhà
• Quản lý và theo dõi chi phí vận hành hàng tháng, quỹ tiền mặt nhỏ (petty cash) và việc mua sắm vật tư (hóa chất, khăn, nước đóng chai, dụng cụ vệ sinh, dịch vụ thu gom rác, phí hành chính, v.v.).
• Theo dõi chi phí giặt ủi, đối chiếu với các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài và các khoản phí thu từ khách thuê.
7. Phối hợp với bộ phận Dịch vụ Khách hàng (CS)
• Thực hiện kiểm tra lần cuối trước khi bàn giao phòng cho khách thuê nhận phòng và sau khi khách thuê trả phòng.
• Phối hợp với bộ phận CS để xử lý các yêu cầu, giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ, đảm bảo mọi vấn đề đều được xử lý kịp thời và lịch sự.
• Theo dõi các phản hồi và khiếu nại để đảm bảo khách thuê hài lòng và các vấn đề được giải quyết trong thời hạn quy định.
• Hỗ trợ thu thập ý kiến ​​phản hồi từ khách thuê, đồng thời báo cáo các xu hướng dịch vụ hoặc các vấn đề lặp đi lặp lại cho Quản lý tòa nhà (Property Manager) để cải thiện chất lượng.
8. Phối hợp với bộ phận Quản lý Cơ sở vật chất (Facility Management)
• Phối hợp với Giám sát Cơ sở vật chất để sắp xếp làm mới/dọn dẹp phòng sau khi khách thuê trả phòng.
• Theo dõi các vấn đề sửa chữa, bảo trì và cập nhật tiến độ cho Quản lý Bất động sản (Property Manager).
• Tổng hợp các báo cáo tóm tắt hàng tuần từ đội ngũ Cơ sở vật chất để phục vụ công tác báo cáo.
9. Phối hợp với các bộ phận khác
• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Cho thuê (Leasing), Kế toán và các bộ phận chức năng khác nhằm đảm bảo sự đồng bộ trong vận hành và quy trình bàn giao thông suốt giữa các phòng ban.
• Hỗ trợ bộ phận Cho thuê khi cần thiết trong việc chuẩn bị căn hộ để khách xem phòng, chuyển vào ở và thực hiện các thủ tục đón khách thuê mới, đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch.
10. Đăng ký và theo dõi thông tin khách thuê
• Thu thập thông tin khách thuê từ bộ phận Dịch vụ Khách hàng (CS) để thực hiện đăng ký tạm trú qua cổng thông tin hoch*************************.
• Phối hợp với bộ phận An ninh để cập nhật chính xác dữ liệu khách thuê chuyển đến/chuyển đi.
11. Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng
• Đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính tại cơ sở để giải quyết các vấn đề dịch vụ và đảm bảo sự hài lòng của khách thuê.
• Chủ động trao đổi với khách thuê để đảm bảo họ cảm thấy thoải mái và hài lòng với các dịch vụ vệ sinh, giặt ủi và bảo trì.
• Hỗ trợ duy trì kênh liên lạc thông suốt, phản hồi kịp thời giữa khách thuê, bộ phận Dịch vụ Khách hàng và bộ phận Vận hành.
12. Báo cáo cho Quản lý Bất động sản
• Báo cáo kịp thời các vấn đề liên quan đến khách thuê cho Quản lý Bất động sản để có phương án giải quyết nhanh chóng.
• Gửi báo cáo hàng tuần về các vấn đề vận hành thường nhật, tình hình sử dụng tiền mặt tại chỗ (petty cash) và theo dõi dịch vụ giặt ủi.
• Lập báo cáo kiểm kê hàng tháng đối với đồ nội thất, thiết bị và đồ vải (ga, khăn, v.v.).
• Gửi báo cáo tiêu thụ hàng tháng đối với hóa chất và vật dụng vệ sinh, bao gồm cả dự báo nhu cầu cho tháng kế tiếp.
13. Các nhiệm vụ khác
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý Bất động sản.