International Sales Admin (Assistant to International Business Manager)

Mô tả Công việc
1. Công tác Admin của Trưởng Phòng (International Business Manager & Head of E-Commerce)
- Hỗ trợ & sắp xếp công việc
- Hồ sơ, tài liệu & thông tin
- Tiếp khách & trao đổi với nội bộ của phòng
2. International
2.1 Hồ sơ chứng từ xuất khẩu
- Nhận & kiểm tra chứng từ của khách hàng, chuẩn bị hồ sơ chứng từ Xuất khẩu và thực hiện thủ tục kê khai hải quan cho các lô hàng.
- Làm thủ tục khai báo hải quan các lô hàng.
- Chuẩn bị các chứng từ, thủ tục cần thiết cho hoạt động xuất khẩu (Contract, Bill, CO, Invoice, khai báo hải quan, vận đơn,...)
- Thành thạo sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử
- Hỗ trợ đội International để thực hiện quy trình xử lý hồ sơ, chứng từ, thư từ;
2.2 Điều phối giao hàng & Làm việc với Forwarder
- Điều phối giao hàng, Làm việc với hãng tàu, forwarder để lấy báo giá và đặt booking
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.
- Liên hệ với Hãng tàu, đối tác và các văn phòng nước ngoài để giải quyết công việc khi cần thiết.
- Theo dõi cập nhật kế hoạch xuất hàng của Planning, Kho hàng ngày
- Theo dõi, kiểm tra, lập hồ sơ thanh toán, trình duyệt thanh toán cho các đối tác
2.3 Xử lý đơn hàng & đối chiếu công nợ
- Tiếp nhận PO & Phối hợp với phòng Kế toán để xử lý PO
- Đối chiếu công nợ với Kế toán định kỳ
3. International E-commerce
- Quản lý công việc trên các sàn thương mại điện tử B2B (Alibaba,...) không bao gồm Việt Nam.
- Phân tích nhu cầu của khách hàng, tóm tắt xu hướng thị trường & ngành, đồng thời sử dụng kiến thức về thương mại xuất khẩu & thương mại điện tử để phát triển các hoạt động kinh doanh xuất khẩu B2B trực tuyến của khách hàng
4. Phiên dịch/Dịch thuật
- Đảm nhận công việc thư ký kiêm biên-phiên dịch khi có yêu cầu
5. Báo cáo
- Thực hiện tìm kiếm & phân tích dữ liệu theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Tổng hợp các dữ kiện của phòng & Khách hàng
- Lập các loại báo cáo hoạt động kinh doanh theo Tuần/Tháng/Qúy
- Tổng hợp các kế hoạch kinh doanh của các dự án và theo sát tiến độ để cập nhật kết quả báo cáo với Quản lý.
6. Khác
- Hỗ trợ thực hiện các công việc của Phòng khi có phát sinh xảy ra (E-commerce/Opreations & International Business)
- Hiểu rõ nghiệp vụ của các vị trí trong phòng
- Cập nhật các tài liệu quản trị kinh doanh và nhân sự nội bộ phòng
- Phối hợp với các phòng ban liên quan của công ty để cập nhật tình trạng lô hàng tới khách hàng và tư vấn, giải quyết vấn đề phát sinh, đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất tới khách hàng
- Nghiên cứu, lập báo cáo các ngành hàng nước thị trường quốc tế. Tìm kiếm đối tác phân phối mới.
- Theo dõi trạng thái dự án và các công việc tồn động với đối tác
- Các công việc admin khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp