Kế Toán Kho

Starker là công ty thương mại xuất nhập khẩu chuyên về máy khoan pin và dụng cụ điện cầm tay, với sứ mệnh "Giải phóng sức lao động cho toàn thế giới" - giúp công việc của người thợ Tiện hơn, Nhanh hơn, Nhẹ hơn và Đáng tin cậy hơn.
Chúng tôi đạt quy mô doanh thu 100 tỷ đồng mỗi năm với đội ngũ chỉ 10 người. Con số đó không đến từ việc mỗi người làm nhiều gấp mười, mà đến từ nguyên tắc xây dựng đội ngũ của Starker: chỉ tuyển và giữ những người xuất sắc, rồi trao cho họ quyền tự quyết trong công việc của mình.
Hàng nghìn máy, pin, sạc và phụ kiện ra vào kho Starker tại Hưng Yên mỗi tháng. Mỗi lượt hàng đó phải được ghi nhận thành một con số đúng trên sổ - vì tồn kho là tiền của công ty đang nằm trên kệ: sổ lệch với kệ là lãi ảo, là đại lý bị báo "còn hàng" khi hàng đã hết, là kỳ quyết toán thuế phải giải trình.
Starker vận hành kho theo nguyên tắc người giữ sổ khác người giữ hàng: Thủ kho chịu trách nhiệm hàng thật trên kệ, Kế toán kho chịu trách nhiệm con số trên sổ - hai người kiểm tra lẫn nhau, không ai vừa giữ hàng vừa giữ sổ. Bạn là nửa "con số" của cặp đôi đó, là mắt xích nối kho Hưng Yên với phòng kế toán tại Hà Nội, và là người mà cả công ty tin rằng số tồn kho trên MISA nói gì thì trên kệ đúng là như vậy. Vị trí này mở ra vì người đang đảm nhận được giao trọng trách mới ở mảng ngân hàng - công nợ: bạn sẽ được bàn giao trực tiếp, và đó cũng là minh chứng rằng ở Starker làm tốt thì vai trò lớn lên theo. Starker đang trong giai đoạn đưa vận hành vào luồng bài bản - quy trình chứng từ kho chưa hoàn thiện đến đâu, bạn cùng Kế toán trưởng và Thủ kho xây đến đó.
CÔNG VIỆC CỦA BẠN
SỔ KHO VÀ CHỨNG TỪ
Ghi nhận đầy đủ, đúng ngày mọi nghiệp vụ nhập - xuất - tồn trên MISA: hàng nhập khẩu về kho, hàng xuất bán cho đại lý, hàng bảo hành, đổi trả, hàng mẫu.
Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản giao nhận do Thủ kho lập trước khi hạch toán; chuyển chứng từ xuất bán trong ngày cho Kế toán tổng hợp để xuất hóa đơn - đảm bảo khớp bộ ba: đơn hàng - phiếu xuất kho - hóa đơn.
Quản lý danh mục hàng hóa trên MISA theo đúng quy ước mã hàng (SKU) của Starker: máy, pin, sạc, phụ kiện không được trùng, thiếu hay sai mã.
ĐỐI SOÁT VÀ KIỂM KÊ
Đối soát chéo định kỳ với Thủ kho: số trên sổ và hàng trên kệ phải khớp; lệch là truy nguyên nhân và xử lý dứt điểm, có biên bản.
Chủ trì kiểm kê định kỳ và đột xuất: lên lịch, chuẩn bị biểu mẫu, đối chiếu sổ - kệ cùng Thủ kho, tổng hợp kết quả, đề xuất xử lý chênh lệch, hàng hỏng, hàng lỗi.
Ghi nhận và theo dõi riêng trên sổ hàng bảo hành, đổi trả từ đại lý (số lượng, trạng thái xử lý) theo đúng chính sách bảo hành của Starker, không để lẫn vào hàng bán - phần tiếp nhận, phân loại vật lý do Thủ kho đảm nhận.
BÁO CÁO VÀ CẢNH BÁO
Lập báo cáo nhập - xuất - tồn định kỳ; báo cáo hàng tồn lâu, hàng chậm luân chuyển, hàng sắp hết - gửi kinh doanh và mua hàng đúng lúc để không mất đơn vì hết hàng, không đọng vốn vì tồn thừa.
Cung cấp số liệu tồn kho, giá vốn cho Kế toán tổng hợp phục vụ hạch toán giá vốn hàng nhập và lập báo cáo; đối chiếu số xuất bán với kế toán ngân hàng - công nợ khi cần.
PHỐI HỢP VÀ CẢI TIẾN
Hướng dẫn Thủ kho và lái xe giao nhận làm chứng từ đúng ngay từ đầu thay vì sửa sai ở cuối.
Chủ động đề xuất cải tiến quy trình chứng từ kho, mã hàng, kiểm kê khi thấy chỗ chưa ổn - không đợi được giao.
RANH GIỚI VỚI THỦ KHO - "MỘT VIỆC, MỘT CHỦ"
Hàng vào/ra: Thủ kho (chủ HÀNG) - Kiểm đếm, ký nhận, lập phiếu nhập/xuất, biên bản giao nhận. Kế toán kho (chủ SỔ) - Kiểm tra chứng từ hợp lệ, hạch toán trên MISA.
Kiểm kê: Thủ kho (chủ HÀNG) - Chuẩn bị kho, trực tiếp đếm, ký biên bản, giải trình phía hàng. Kế toán kho (chủ SỔ) - Chủ trì lịch và biểu mẫu, đối chiếu sổ - kệ, tổng hợp, đề xuất xử lý.
Bảo hành / đổi trả: Thủ kho (chủ HÀNG) - Tiếp nhận, phân loại, lưu khu riêng, bàn giao kỹ thuật. Kế toán kho (chủ SỔ) - Ghi nhận sổ riêng, theo dõi số lượng và trạng thái.
Cảnh báo: Thủ kho (chủ HÀNG) - Theo hiện trạng vật lý: hỏng, lỗi lô, hết hạn, hết chỗ. Kế toán kho (chủ SỔ) - Theo số liệu: tồn lâu, chậm luân chuyển, sắp hết theo tốc độ bán.
Cải tiến: Thủ kho (chủ HÀNG) - Sắp xếp, luồng soạn hàng, an toàn kho. Kế toán kho (chủ SỔ) - Chứng từ, mã hàng (SKU), biểu mẫu kiểm kê.
CÁCH CHÚNG TÔI LÀM VIỆC
Starker xây dựng văn hóa theo bốn nguyên tắc, và chúng áp dụng cho vị trí kế toán kho không kém gì vị trí kinh doanh:
Đội hình trong mơ: chúng tôi là một đội thi công chuyên nghiệp, không phải một gia đình. Bạn được đồng đội xuất sắc bao quanh, và bạn cũng được kỳ vọng xuất sắc.
Bối cảnh, không kiểm soát: bạn được cung cấp đầy đủ thông tin về mục tiêu và tình hình công ty, sau đó tự quyết cách làm tốt nhất trong phạm vi của mình. Không ai đứng sau lưng nhắc việc.
Thẳng thắn: thấy con số nào bất thường, chứng từ nào rủi ro - kể cả liên quan đến quyết định của Giám đốc - bạn nói ra với mục đích giúp công ty tốt hơn. Im lặng cho an toàn không phải cách của Starker.
Luôn phải xuất sắc hơn nữa: kỳ kiểm kê này khớp không có nghĩa là đủ. Chúng tôi kỳ vọng bạn liên tục đặt câu hỏi "còn cách nào nhanh hơn, chặt chẽ hơn không".
Đó là văn hoá làm việc của Starker - nếu những điều trên khiến bạn thấy đúng là mình, chúng tôi muốn gặp bạn.